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  • Datenerfassung automatisieren

    Nie wieder Daten eintippen – mit der Software für die automatische Formularlesung

    Noch immer erreichen zahlreiche papierhaft übermittelte Informationen die Unternehmen und Behörden. Die manuelle Eingabe von Daten aus verschiedensten Anträgen, Formularen und Belegen in die bestehenden EDV-Systeme ist jedoch aufwändig, teuer und häufig auch fehlerträchtig.

    Methoden zur digitalen Beleglesung, wie Sie Electric Paper anbietet, stellen hier einen eleganten Ausweg dar. Durch „Scannen statt Tippen“ und durch zahlreiche maschinelle Extraktionstechniken (OCR, ICR, OMR etc..) reduziert sich der Erfassungsaufwand drastisch. Mithilfe der zahlreichen Prüfungs-, Abgleichs- und Normierungsfunktionen wird nicht nur die Prozessqualität sichergestellt, sondern Erfassungsgeschwindigkeit und Datenqualität gesteigert.

     

    Digitale Belegerkennung mit allen Lesetechniken

    Formulare und Anlagen werden aus verschiedensten Eingangskanälen entgegengenommen und im nächsten Schritt einer Bildaufbereitung (Despeckling, Leerseitenentfernung, Geraderichten etc.) und einer Klassifikations- und Layouterkennung zugeführt. So können Belege auch unsortiert gescannt oder per Fax verarbeitet werden. Dannach greift die Extraktion mit  zahlreichen ausgeklügelten Erkennungs-Engines:

    • OCR: Lesung von Maschinenschrift, Lesung sowohl zonal oder als Omnifont Volltext, Lesung von OCR-Typografie OCR-A,OCR-B, Farrington 7B und Matrixdruckerschriften.
    • ICR: Handschrift und Blockschrift als numerische oder alphabetische Lesung mit Ziffern, Klein- und Großbuchstaben incl. Sonderzeichen zahlreiche Sprachen.
    • OMR: Ankreuzfelder, Markierungen, Umkringelungen als Single-Choice oder Multiple-Choice Felder ausgelegt.
    • Barcode: 13 verschiedene Typen von Barcodes werden entweder zonal oder auf der ganzen Seite gesucht
    • 2D Barcode: zweidimensionale Barcodes können mehr Daten auf kleinerer Fläche inklusive Redundanz und Fehlerkorrekturfunktion enthalten. QR-Code, PDF417, DataMatrix.
    • Bild: zonale Extraktion für eingeklebte Fotos, aufgedruckte Stempel oder Aufkleber
    • Logo: Erkennung von Logos, Ermittlung von Schwärzungsgraden


    Plausibilisieren, Normieren, Prüfen

    Wo Handschriften erfasst werden und wo Menschen Formulare ausfüllen, da entstehen Doppeldeutigkeiten. Um diese Aufzulösen gibt es die Verifier-Software, die Erkennungsergebnisse und mögliche Eingaben sinnvoll und hoch effizient nebeneinander anbietet. In dieser Hochleistungskorrektur werden natürlich auch alle Plausibilitätsregeln abgeprüft:

    • Pflichtfeld: „Muss gefüllt sein“
    • Wertebereich: Numerischer Wert (z.B. Blutdruck) oder Datumswert (Älter als 18 Jahre)
    • Wörterbuch: Abgleich gegen eine Vergleichsliste (Erkennungsunterstützend)
    • Fuzzy Lookup: Unscharfer Abgleich gegen eine Referenzliste – „Best Match“
    • DB Lookup: Abgleich oder Anreicherung durch Lookup per ODBC
    • RegExp: Prüfung und Aufformatierung durch reguläre Ausdrücke
    • Umwandeln:  Großschrift, Datumsnormierung, Zahlenwerteformat
    • 4-Augen: Feld muss von 2 Benutzern bestätigt werden, erst dann wird der Beleg exportiert.
    • CustomScript: Beliebige Prüfungen, Lookups oder Anreicherungen gegen bestehende Datenbanken oder Fachanwendungen via SQL oder API


    Sonderfälle effizient aussteuern: eReply-Antworten, 2D Barcodes

    Unvollständige oder unplausible Formulare können mit der eForm Suite automatisch Klärungsprozessen zugeführt werden. Beispielsweise können elektronische Formulare mit bereits bekannten und erfassten Informationen sowie einem Begleitschreiben und eingebettetem 2D Barcode per E-Mail an den  Antragsteller oder eine Fachabteilung zur Klärung übergeben werden. Kommt der Beleg dann vervollständigt erneut herein, reduziert sich der Aufwand drastisch.  Auch eine Übergabe in die interaktive Fallbearbeitung ist natürlich vorgesehen. eReply-Antworten können aber auch positive Empfangsbestätigungen heraussenden.


    Erfassung in verteilten Organisationen

    Für Filialunternehmen oder Unternehmungen mit mehreren Standorten bieten wir ‚distributed Capturing’- für TeleForm  an. Verteilte Scanstationen, Netzwerk-Scanner oder Multifunktionsgeräte werden ebenso unterstützt wie webbasiertes Scanning, webbasierte Verifikation oder die Erfassung mit elektronischen Formularen - beispielsweise auf mobilen Tabletgeräten.


    Multi-Output: Daten für Ihre Fachanwendung, Datenbank, Prozess- oder ECM Plattform.

    Die erfassten Belege werden zur Verarbeitung in nachgelagerten Systemen bereitgestellt. Dabei nimmt die Lösung wahlweise Einträge in Ihrer Fachanwendung vor (Scripting), stellt SQL-Tables, Statistik- und Logdaten bereit. Bildhafte Informationen gehen über standardisierte Connect Agents in Ihr ECM System. 

    Was Lösungen von Electric Paper von anderen Produkten abhebt:

    • Unbegrenzt im Durchsatz (keine Pro-Seite-Gebühren). 
    • Mischung von neu erstellten, existierenden und unbekannten Dokumentenlayouts möglich.
    • Exzellentes Stapel- und Job-Management für höchstmögliche Automation.
    • Automatische Bündelungsfunktionen für mehrseitige Dokument-Einheiten bestehend aus Formularen und Attachments.
    • Effiziente Qualitätssicherungsfunktionen für die fortlaufende Überwachung.
    • Eskalations-Workflow,
    • Umgang mit bis zu 128-Seitigen Bogensätzen von Postkarte bis A3.
    • Problemlos auch mehr als 1000 Variablen in einem Bogensatz,
    • integrierte Vollständigkeits- und Plausibilitätskontrollen,
    • leistungsstarke Seriendruckfunktion,
    • leistungsstärkste Verifikationsplattform im Markt.
    • Einfache Skalierbarkeit auch über webbasierte Module für Scan und Verifikation.
    • Hybride Bereitstellung von maschinenlesefreundlichen Vordrucken elektronisch, papierhaft und mobil (Single-Source-Publishing).


    Anwendungsbeispiele Digitale Beleglesung und digitale Datenerfassung

    • Anträge, Aufträge und Anlagedokumente erfassen
    • Zeit- und Leistungserfassung, Prüfprotokolle
    • Wahlen, Abstimmbögen, Zeichnungsscheine
    • Bestellscheine, Stammdatenerhebung, Abonnements
    • Mobile Datenerfassung im Feld (Kamera/Form)
    • Laborbelege, Neugeborenen Screening
    • Meldescheine, Zählerablesung u.v.m.


    Verwandte Anwendungen:

    • Altakten - Aufbereitung für digitale Archivsysteme
    • Posteingangsverarbeitung
    • Rechnungslesung
    • Fax-Eingangsautomation


    Sowie weitere Anwendungen in den Bereichen Umfragen und Erhebungen und elektronischen Formularbearbeitung.