Die Universität Wien ist die größte Lehr- und Forschungseinrichtung Österreichs und mit etwa 8.300 Angestellten einer der wichtigsten Arbeitgeber des Landes. Rund 72.000 Studierende nehmen an den ca. 14.000 Lehrveranstaltungen pro Jahr teil.

Im Jahr 2000 begann die Universität damit, ca. 5.000 Lehrveranstaltungen pro Jahr zu evaluieren. Dafür entwickelten Mitarbeiter der Universität fünf Fragebögen und programmierten ein eigenes Evaluationssystem, scannten die Fragebögen mit der Software Paper Keyboard ein und werteten sie mit SPSS sowie Microsoft Access und Excel aus. Die größten Nachteile des damaligen Systems sieht Mag. Lukas Mitterauer, heute als Hauptadministrator zuständig für die Evaluation mit EvaSys, in der unflexiblen Gestaltung der Fragebögen und darin, dass keine Online-Umfragen möglich waren. 2004 institutionalisierte die Universität die Evaluation nach der neuen Gesetzeslage und schaffte eine „Besondere Einrichtung für Qualitätssicherung“, die seitdem das Qualitätsmanagement in den Bereichen Administration/Dienstleistung sowie Forschung und Lehre leistet. Erforderlich für eine flächendeckende Lehrveranstaltungsevaluation war die Anschaffung eines professionellen Befragungs- und Auswertungssystems. EvaSys kannte Sozialwissenschaftler Mitterauer bereits seit vielen Jahren; die Frage war noch, ob das Programm für die Größenordnung der Universität Wien infrage kam. Das Ergebnis fiel positiv aus, so Mitterauer: „Da haben wir uns für den Marktführer entschieden.“ Zur Einführung von EvaSys schaffte sich die Universität Wien einen neuen Server mit Mehrplattensystem an, um ein Höchstmaß an Ausfallsicherheit zu gewährleisten. Anfängliche Probleme zwischen Hard- und Software wurden schnell behoben, so Mitterauer: „Mit Hilfe des Supports von Electric Paper konnten wir diese Probleme lösen.“

Gemeinsam mit seinen Kollegen und Kolleginnen aus der Qualitätssicherung evaluiert Mag. Mitterauer mit EvaSys alle Lehrveranstaltungen im 3-semestrigen Zyklus. Außerdem realisiert die Qualitätssicherung Nutzerinnenbefragungen mit EvaSys: Die 18 Fakultäten und Zentren der Universität werden alle 5 Jahre, die 9 Dienstleistungseinrichtungen und Stabstellen im 7-Jahres-Rhythmus evaluiert. Mit der Lehrevaluation sind ca. 1,5 Stellen beschäftigt. Sie wird von den Leitern der insgesamt 35 Studienprogramme der Universität Wien im dreisemestrigen Turnus durchgeführt. Diese entscheiden in Absprache mit Mag. Mitterauer, welche Fragen für die einzelnen Fächer des Studienprogramms relevant sind, z. B. ob sie eher auf die Rahmenbedingungen des Studiums oder auf die Lehrinhalte eingehen wollen.

Den HILVE2-Fragebogen von Dr. Heiner Rindermann, Universität Magdeburg, nutzen sie dabei als Anregung. Die Fragebögen erstellt Mitterauer mit VividForms, dem in EvaSys integrierten Fragebogendesigner. „Bei Spezialwünschen der Studienprogrammleiter kommt der Editor ab und zu an seine Grenzen, aber 95 % der Fragen lassen sich leicht realisieren und insgesamt ist er gut brauchbar“, gibt er seine Erfahrungen wieder. Insgesamt kreiert er pro Semester rund 100 verschiedene 2-seitige DIN-A-4-Fragebögen in variabler Auflage, im Ganzen ca. 50.000 Stück. Mitterauer druckt sie auf einem Hochleistungsdrucker aus und gibt sie an die entsprechenden Studienprogrammleiter oder Evaluierungsbeauftragten weiter, welche die Umfragen an den verschiedenen Standorten der Universität durchführen. Nach der Befragung werden die Bögen wiederum in der Qualitätssicherung in der Wiener Maria-Theresien-Straße eingelesen und die Ergebnisse automatisiert aus EvaSys an die jeweiligen Dozenten vermailt. Dabei bekommt jeder der insgesamt über 4.000 Lehrenden der Universität die Ergebnisse seiner Veranstaltungen und zusätzlich eine Vergleichslinie des Fachbereichs. Ca. 15 Prozent der Befragungen erfolgen als Online-Umfrage; hierfür werden  per E-Mail Zugangscodes an die Studierenden verschickt. Die Studienprogrammleiter können über ein eigenes Nutzerkonto Einsicht in alle Ergebnisse ihres Studienprogramms nehmen und erhalten außerdem eine Spezialauswertung mit einer Auflistung aller Lehrveranstaltungen ihres Bereiches.

Die Ergebnisse der Evaluation sind auch für die Vergabe von Lehraufträgen relevant. Außerdem sollen durch sie inhaltliche Redundanzen der Lehrveranstaltungen abgeschafft werden.

Zusätzlich zur Lehrevaluation und der Evaluation der zentralen Einrichtungenverwendete die Universität Wien EvaSys unter anderem für Nutzerbefragungen an uni-eigenen Bibliotheken und zur Studierendenmesse. „Je nachdem, ob die Umfragen synchron oder asynchron stattfinden, führen wir sie per Paper&Pencil- oder als Online-Befragung durch“, so Mitterauer. In Zukunft soll der Anteil der Online-Umfragen noch gesteigert werden.

Die Lehrevaluation an der Universität Wien verfolgt vor allem zwei Ziele: Die Lehrenden sollen ein Feedback bekommen, und die Studienprogrammleitung soll planen können. „Diese Ziele konnten wir durch EvaSys voll erfüllen“, so Mitterauer. Die Fragebögen passen jetzt besser als vor der Anschaffung von EvaSys zu den Studienprogrammen, und der zeitliche Aufwand für die Rückmeldung an die Dozenten konnte stark verringert werden: Früher hat es bis zu 1,5 Monaten gedauert, bis die Fragebögen eingelesen und ausgewertet waren, jetzt dauert der Vorgang weniger als eine Woche.

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