Dokumente & Workflow
Intelligente Dokumente - das integrierte Formular- und Workflow Management von LiquidOffice
Das Formular- und Workflow-Management von LiquidOffice unterstützt Sie bei der Gestaltung, Bereitstellung und Automatisierung papierbasierter und elektronischer Formularprozesse. Das LiquidOffice Formular Management ist integraler Bestandteil der Business Process Management Suite. Es stellt keine eigenständige oder abgekoppelte Anwendung dar und ermöglicht Ihnen das Design von Formularen sowie die Definition der dahinterliegenden Workflows in nur einer einzigen Anwendung.
Einfache Gestaltung von Formularen und Definition des Workflows
Die grafische Gestaltung der Formulare erfolgt über einen speziell entwickelten Formular Designer. Mittels Objektbibliothek lassen sich einfach per Drag & Drop selbst komplexe und grafisch anspruchsvolle Formulare entwickeln. Auch die Übernahme existierender Fragebögen aus Drittanwendungen ist möglich. Selbst Papierformulare können mittels Scanner digitalisiert und als eForm-Template zur elektronischen Verarbeitung bereitgestellt werden.
Definition des Workflows
Adhoc-Workflow
Nicht selten möchten Unternehmen in der Einführungsphase auf einen stringenten Workflow verzichten und lediglich formularbasierte Arbeitsschritte durch die Überführung in elektronische Systeme zu vereinfachen. LiquidOffice bietet daher die Möglichkeit eines Adhoc-Workflows, was bedeutet, dass die bearbeitende Person selbst entscheidet, welcher Arbeitsschritt als nächster erfolgen soll. Das sorgt für eine größtmögliche Flexibilität und erlaubt dem Anwender, auf unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren und Ausnahmesituationen eigenständig zu behandeln.
Automatisierte Dokumentbearbeitung
Mit steigendem Erfahrungsschatz ist es dann im laufenden Betrieb möglich, den Workflow zu fixieren und somit eine vollautomatische Bearbeitung von Formularen und anderen Dokumenten zu gewährleisten. Aber auch hier erlaubt LiquidOffice, durch die Möglichkeit eines punktuellen Adhoc-Workflows, bei Eskalationen oder Engpässen vom Standard-Modell abzuweichen.
Workflow-Design
Das Workflow-Modell wird über einen grafischen Designer entwickelt. Per Drag & Drop werden komplexe Vorgänge mit den zugehörigen Vorgangsschritten einfach und schnell definiert, etwa Weiterleitungen, Genehmigungsschritte, Eskalationsszenarien, Ablage- und Archivordner. Die integrierte Objektbibliothek erleichtert Ihnen die visuelle Schritt für Schritt Definition Ihres Workflows erheblich. Selbst ungeübte Fachanwender haben sich schnell in den intuitiv bedienbaren Workflow-Designer eingearbeitet.
Bereitstellung von Formularen im Intra- und Internet
Formulare werden zum einen im HTML- oder PDF-Format in einem zentralen Repository im Intranet abgelegt und können von dort aus zur Einleitung eines Geschäftsvorganges abgerufen und elektronisch verarbeitet werden. Eine erhebliche Reduzierung des Aufwandes bei der Verarbeitung stellt die mögliche Vorbefüllung der Dokumente in Abhängigkeit vom Geschäftsvorfall dar. Auch die Bereitstellung im Internet ist möglich, vom einfachen Kontaktformular bis hin zu Bestell- und Vertragsdokumenten. Hinterlegte Validierungen und Tab-Reihenfolgen erleichtern dem Nutzer das Ausfüllen.
Zentrales Formular-Verzeichnis und übersichtliche Struktur
Der LiquidOffice WebDesktop ist die zentrale Arbeitsumgebung und bietet jedem Nutzer einen einfachen und sicheren Zugang zu den vorhandenen eForms. Dieser Zugang ist mit einer eindeutigen Login/Passwort-Kombination geschützt, die entweder im LiquidOffice eForm-Management-System verwaltet oder gegen ein bestehendes LDAP-Verzeichnis geprüft wird. Durch die Implementation einer durch den Benutzer konfigurierbaren Verzeichnishierarchie behält ein Anwender auch bei vielen Formularen den Überblick.
"Hybride" Formular-Prozesse
Paper to digital - digital to paper
Mit LiquidOffice können Sie auch Papierformulare in Ihren Workflow einbinden, ohne dabei bestehende Abläufe verändern zu müssen. Dafür sorgt das Scanning Modul, das Informationen von Papier ausliest und digital zur Weiterverarbeitung bereitstellt. Das Ganze geht auch andersherum: Elektronische Formulare, die eine Unterschrift zur Weiterverarbeitung benötigen, erzeugen bei der Speicherung einen Barcode, der sämtliche Dateneingaben enthält. Das Formular kann nun gedruckt, unterschrieben und entweder per Fax oder per Post eingesendet werden. Mit einem Scanner werden die Angaben des Antragstellers aus dem Barcode herausgelesen und digitalisiert. Zusätzlich erfolgt eine Unterschriftenprüfung. Somit lassen sich beispielsweise Bestellungen, Verträge, Kündigungen u.v.m. vollständig automatisieren. Dank moderner Scann- Technologie funktioniert das auch mit reinen Papierformularen ohne Barcode.
