Das digitale Büro: Fristen und Dokumentenmanagement
Dokumente in Papierform nehmen im Büro viel Platz weg, die Regale und Aktenschränke quellen schnell über. Aber auch die digitale Buchführung ist nicht ohne Tücken. Zwar stellt sich hier weniger das Problem der räumlichen Ausdehnung, aber ein anderer Nachteil stellt sich bald ein: Die Verzeichnisse werden schnell unübersichtlich, man weiß oft nicht mehr, welche Datei in welchem Ordner auf welchem Speichermedium abgelegt wurde. Besonders ein Systemwechsel oder die Integration eines neuen Speichermediums sind dann willkommene Anlässe, um überflüssige Daten zu löschen, damit wieder eine gewisse Ordnung erkennbar wird.
Allerdings sind bei Unternehmen gewisse Fristen für die Aufbewahrung von Dokumenten zu beachten. Im Handels- und auch im Steuerrecht ist gesetzlich geregelt, welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen. Die Fristen sind unterschiedlich, meist werden sechs oder zehn Jahre verlangt. Hält sich ein Unternehmen nicht an die Regelungen, drohen Sanktionen.
Welche Aufbewahrungsfristen gibt es generell?
In Paragraph 257 Abs. 4 des Handelsgesetzbuchs (HGB) finden sich die Aufbewahrungsfristen, die nach dem Handelsrecht für Unternehmen gelten. Jahresabschlüsse und Buchhaltungsbelege etwa sind zehn Jahre lang aufzubewahren, für Handelsbriefe, egal ob empfangen oder versandt, gelten sechs Jahre. Auch in der Abgabenordnung (AO) finden sich entsprechende Vorschriften, nämlich in Paragraph 147. Für das Steuerrecht insgesamt gelten unter Umständen andere Fristen. Im UStG, in den Sozialgesetzbüchern und in der DSGV sind die jeweiligen Bestimmungen präzisiert.
Was sind Verfahrensdokumentationen?
Die Umsetzung der Vorgaben des Handelsgesetzbuchs und der Abgabenordnung sind in Verfahrensdokumentionen nachzuweisen. Die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, nennen die Bestimmungen. Nach diesen Vorgaben sind sowohl die herkömmliche als auch die digitale Buchführung auszurichten. Die Unterlagen müssen nachvollziehbar und jederzeit nachprüfbar sein. Die Grundsätze der Wahrheit und der Klarheit sind zu berücksichtigen, die Aufzeichnungen haben fortlaufend zu erfolgen. Die Aufbewahrungsfristen sind zu beachten, der Datenzugriff ist zu dokumentieren. Zertifizierungen und Software-Testate garantieren eine Datenverarbeitung, die den gesetzlichen Bestimmungen entspricht.
Was ist ersetzendes Scannen?
Zwar ist die Papierform noch längst nicht überflüssig geworden, aber mehr und mehr archiviert man Belege in digitaler Form. Besonders im Online-Handel erhält der Kunde seine Rechnung oft nur noch als Datei. Und für eine digitale Buchhaltung ist es auf jeden Fall notwendig, dass die Dokumente und Belege digital vorliegen. Also muss das Original, das zunächst nur in Papierform vorliegt, umgewandelt werden. Diesen Prozess bezeichnet man als ersetzendes Scannen.
Die Vorteile dieser Buchführung sind offensichtlich. Wenn das Belegarchiv digitalisiert wird, spart das Unternehmen vor allem Platz. Denn die Papierbelege werden nach dem Einscannen und der vorgeschriebenen Verfahrensdokumentation einfach vernichtet. So entsteht mit der Zeit ein „schlankes Büro“, denn die Dokumente in Papierform müssen nicht mehr gesammelt werden und füllen nicht mehr Ordner in meterlangen Aktenschränken.
Wie unterstützt ein Dokumentenmanagementsystem bei der Umsetzung?
Mit zunehmender Digitalisierung entsteht allerdings eine Vielzahl von Dateien, und oft ist man beim Wiederfinden eines bestimmten Belegs oder eines Dokuments vor eine echte Herausforderung gestellt. Denn oft fehlt es im Büroalltag an einem verlässlichen Dokumentenmanagement. Bei der Verwaltung der nun entstehenden Datenberge hilft ein Dokumentenmanagementsystem. Andere Bezeichnungen für diese Programme sind DMS-Software oder auch DMS-System.
Die bei der Buchführung anfallenden Dokumente werden aufgenommen und können anhand von Metadaten flexibel katalogisiert werden. So sind Dokumente in Sekundenschnelle wieder auffindbar, wenn der Anwender nach einem Schlagwort oder einer Textstelle sucht. Das Dokumentenmanagementsystem unterstützt den Nutzer von der Digitalisierung der analogen Unterlagen bis hin zur nachvollziehbaren Archivierung, die allen rechtlichen Anforderungen für das Dokumentenmanagement standhält.
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