30% Arbeitsaufwand eingespart – Automatisierter elektronischer Workflow mit LiquidOffice optimiert Prozesse im Außendienst von Baustoffhersteller Saint-Gobain Weber

Stichworte: Elektronische Formulare, eForms, LiquidOffice, Elektronischer Workflow, Formularserver, Software

Es ist für uns immer wieder ein tolles Gefühl, wenn wir die Herausforderungen und Probleme, mit denen unsere Kunden an uns herantreten, erfolgreich lösen können. Ein besonders schönes Projekt möchten wir gemeinsam mit der Saint-Gobain Weber AG vorstellen. Hierbei ist ein großer Mehrwert für den Kunden durch den Einsatz des Formularservers LiquidOffice erzielt worden.

Händische, fehleranfällige Prozesse verhindern einen reibungslosen Arbeitsalltag

Die Saint-Gobain Weber AG ist ein weltweit führender Hersteller von Baustoffen für verschiedene Bereiche. Dazu gehören Fassade und Wand, Wärmedämmung, Bodensysteme, Beton und Mauermörtel. Außerdem stellt Saint-Gobain Weber Produkte für den Plattenlegerbereich her.

Unser Ansprechpartner für das gemeinsame Projekt ist Stephan Assmus. Herr Assmus ist im Controlling von Saint-Gobain Weber für die Bearbeitung und Verbesserung von internen Prozessen zuständig.

Was war nun die Herausforderung? – Ein bisher ausschließlich händischer und damit sehr fehleranfälliger Prozess sollte grundsätzlich vereinfacht und die Fehlerquote gesenkt werden.

Genauer erklärt: 70 Mitarbeiter/-innen vereinbaren bei Saint-Gobain Weber jährlich mit ca. 200 Kunden für etwa 500 verschiedene Artikel aus dem Produktportfolio neue Preiskonditionen. Dieser Prozess beinhaltete mehrere interne Freigabeprozesse und wurde manuell mit Hilfe von Microsoft Excel abgewickelt, geprüft, freigegeben. Zum Schluss fiel ein als letzter Schritt die Übertragung in SAP an. 

Vom manuellen Prozess zum automatisierten elektronischen Workflow

Die Anforderungen für den neuen Prozess an uns waren vielschichtig. Es bestand der Wunsch, dass der Workflow bei Bedarf flexibel anpassbar sein sollte. Außerdem mussten in den Prozess Plausibilitätsprüfungen und Kontrollmechanismen (Stichwort: Ampelsystem) eingebaut werden. Bei der Bearbeitung der elektronischen Formulare sollten die Kunden- und Artikelstammdaten im Hintergrund automatisch verknüpft und aktuelle Konditionen aus SAP gleichzeitig geladen werden.

So haben wir es gelöst: Die komplexen und oft mehrsprachigen Excel-Formulare wurden in flexible eForms (elektronische Formulare) umgewandelt. Diese nutzen die Vertriebsmitarbeiter im Außendienst jetzt über mobile Geräte.

Die notwendigen Workflows wurden auf dem Formularserver so abgebildet, dass die Formulare automatisiert an die zuständigen Mitarbeiter zur Bearbeitung weitergeleitet werden. Über eine Schnittstelle zu SAP werden Daten direkt in die Formulare geladen und nach Freigabe auch wieder zurückgespielt.

Insgesamt konnten wir den Bearbeitungsaufwand für die Saint-Gobain Weber AG um mindestens 30% Prozent reduzieren. Fehlerquellen wurden beseitigt und die Prozesstransparenz deutlich erhöht.

Mehr lesen Sie im ausführlichen Anwenderbericht

Fast Facts: LiquidOffice verbessert Vertriebsprozesse bei der Saint-Gobain Weber AG:

  • elektronische Formulare (eForms) ersetzen vorher manuell bearbeitete, mehrsprachige Formulare
  • Formularserver automatisiert komplexe elektronische Workflows im Vertriebsprozess
  • weitere Workflows in automatisierte Abläufe umgesetzt
  • weniger Aufwand, weniger Fehler, mehr Transparenz

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