Passt die Hose? – Über Right-Sizing und Software Nachhaltigkeit von DMS-Lösungen

Stichworte: Software Nachhaltigkeit, Right-Sizing, Flexibilität, Software/Plattform passt sich an Organisation an, mitwachsende Software, Software skalieren, nachhaltige Software, Dokumentenverwaltung, Dokumentenmanagement, DMS

In unserem Blog stellen wir Ihnen interessante Einsichten und Stellungnahmen zu Lösungsansätzen und Produkten von Electric Paper vor. Wir legen Ihnen unsere eigenen Ansichten ebenso dar, wie die Einschätzungen von Partnern, Kunden und Industrieverbänden weltweit.

Das Statement von M-Files Partner GeOne aus den Niederlanden beschäftigt sich mit dem Thema „Right-Sizing“ und Nachhaltigkeit von Software. Tenor ist die flexible Veränderungsfähigkeit einer Plattform, im Sinne von nachhaltiger und langfristiger Nutzung, anstelle einer punktgenauen Einzellösung.

Die Bedeutung einer Plattform - Warum M-Files eine nachhaltige Software Wahl ist

Eine große Herausforderung für Dokumenten- und Informationsmanagement-Software ist die langfristige Nutzbarkeit. Ein Problem, das aus nicht gleichbleibenden Bedürfnissen von Organisationen resultiert. Organisationen verändern sich laufend. Sie wachsen, sie strukturieren sich neu, sie passen sich den Märkten an.

Es stellt sich die Frage: Wann sprechen wir von nachhaltiger Software?

Unter Software Nachhaltigkeit verstehen wir das Ausmaß, in dem eine Organisation die Software langfristig nutzen kann. Das heißt die Software behält einen bleibenden Wert für die Organisation.

Organisationen verändern sich.

Wenn eine Organisation eine Software zur Dokumentenverwaltung einführt, betrachtet sie die zu diesem Zeitpunkt vorhandenen Dokumente, Prozesse und Informationsflüsse. Diese Momentaufnahme dient der Auswahl der richtigen Unternehmenssoftware.

Die Auswahl richtet sich nach dem Einsatzzweck und den Wünschen und Bedürfnissen zu dieser Zeit, in diesem Entwicklungsstadium der Organisation. Einsatzzwecke sind beispielsweise das Vertragsmanagement, das Personalwesen, die Verwaltung von Kundenakten, das Qualitätsmanagement oder die Archivierung von Dokumenten.

Im übertragenen Sinne denken Sie an die Konfektionsgröße, mit der Sie eine Hose auswählen. Was passiert, wenn sich Ihre Größe ändert, weil Sie wachsen, schrumpfen, zu- oder abnehmen? Das Resultat: Die Hose passt nicht mehr.

Was ist, wenn sich die Bedürfnisse einer Organisation ändern? Wenn ein Geschäftsprozess oder Informationsfluss anders aussieht? Das Resultat: Die Software kann Ihre Anforderungen nicht mehr erfüllen.

Wenn Ihre Hose nicht mehr passt, kaufen Sie eine neue Hose. Eine Software tauschen Sie nicht so leicht aus. Umso wichtiger ist es für Organisationen, sich mit einer zukunftssicheren Lösung für die Verwaltung von Dokumenten und Informationen zu befassen.

Was macht Software zur Dokumentenverwaltung nachhaltig?

Folgende Fragen bestimmen den Grad der Nachhaltigkeit der Software:

  • Wie vollständig ist die Software in Bezug auf die Funktionalität?
  • Wie konfigurierbar ist die Software?
  • Wie offen ist sie als Plattform?
  • Wie sieht die Zukunft der Plattform aus?
  • Bietet sie zeitgemäße Funktionalitäten?

Auf der Suche nach einer Dokumenten- und Informationsmanagement-Plattform für unsere Kunden beschäftigten wir uns mit diesen Fragen. Wir stellten fest, dass die Dokumentenmanagement Plattform M-Files die besten Antworten liefert.

M-Files ist eine umfassende Plattform, um Informationen zu verwalten. Sie enthält Funktionalitäten wie

  • Workflows
  • Versionsverwaltung
  • Aufgaben
  • Berechtigungsverwaltung
  • mobile Anwendungen
  • digitales Signieren
  • OCR

und weitreichende Integrationen mit anderen Anwendungen.

Diese Vollständigkeit von Funktionalitäten macht M-Files zu einer generischen Plattform für Unternehmen. Damit entfällt die Suche nach Teillösungen, die jeweils eine Teilfunktionalität bieten. Bei deren Einsatz leicht technische Risiken, doppelte Datenhaltung und Probleme mit Schnittstellen verbunden mit hohen Kosten entstehen.

Konfigurierbarkeit

M-Files erhält weltweit Lob für die gute Konfigurierbarkeit. Gartner zeichnet M-Files als visionäre Plattform für Content-Services aus. In M-Files verwalten Sie alles auf der Grundlage von Metadaten. Das ermöglicht eine nahtlose Anpassung und die Konfiguration von jedem Prozess in der Software.

Diese Konfigurierbarkeit macht M-Files zu einer Plattform, die sich für alle Arten von Informationen und Prozessen eignet. Von komplexen Qualitätsmanagement-Prozessen bis hin zur Verwaltung von Verträgen.

Nehmen wir an, Sie setzen eine spezielle Software zum Verwalten von Verträgen ein. Jetzt möchten Sie zusätzlich die Bereiche Personalakte oder Vermögensverwaltung einbinden. In dieser Situation stoßen Sie an die Grenzen der Software: Alle Funktionalitäten und Prozesse sind im Hinblick auf ihre ursprüngliche Anwendung in die Software "einkodiert".

Austausch und Verknüpfung mit anderen Anwendungen

M-Files, als flexible Plattform, lässt sich nahtlos mit verschiedenen anderen Anwendungen verknüpfen. Das erfolgt beispielsweise über restAPI oder eine andere Verbindungstechnik wie Datenbanken, Middleware und .COM API.

Die Informationsplattform darf den Ablauf angeschlossener Systeme (ERP, CRM, Fachanwendungen) nicht stören. Eine gute Plattform bereichert die Prozesse und macht sie intelligenter.

Welche Vision verfolgen Sie?

Bedenken Sie bei einer nachhaltigen Software Auswahl den entscheidenden Aspekt, ob es langfristige Investitionen in die Software gibt.

M-Files investiert jährlich mehr als zehn Millionen Euro in die Weiterentwicklung der Plattform. Mit diesem Budget macht der Hersteller die Software intelligenter und entwickelt Funktionalitäten, die Unternehmen morgen benötigen.

M-Files passt sich den Bedürfnissen Ihrer Organisation an. Ändern sich diese Bedürfnisse, ändert sich M-Files gemeinsam mit Ihrer Organisation.

Das bezieht sich auf die Lizensierung, die technische Bereitstellung und die zukünftige Innovation: Das nennen wir nachhaltig.

Damit die Hose auch in Zukunft passt!

Finden Sie den Originalbeitrag von GeOne hier:
https://documentmanagementsysteem.info/waarom-m-files-een-duurzame-keuze-is/

Gute Gründe für Dokumentenmanagement mit M-Files

In diesem Video lernen Sie die Lösung M-Files®, eine Softwarelösung für Intelligent Information Management (IIM), Enterprise Content Management (ECM) und Dokumentenverwaltung (DMS), kennen. Diese speichert Dokumente nach dem Prinzip „was statt wo“ und schafft damit das Problem umständlicher Ordnerstrukturen ab.

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