Kollaboration im Homeoffice – Wie man das Problem neuer Informationssilos durch Videokonferenzsoftware & Co. löst

Die noch andauernde SARS-CoV-2-Pandemie hat die Themengebiete Arbeiten im Homeoffice, Zusammenarbeit im Team und Austausch von Dateien vollkommen neu definiert. Viele Unternehmen nutzen verstärkt Videokonferenzsoftware, um in der Corana-Zeit in stetigem Kontakt mit Kollegen und Vorgesetzten zu bleiben und geregelt weiterarbeiten zu können. Wir bei Electric Paper Informationssysteme nutzen Microsoft Teams, um geregelt weiterarbeiten zu können. Und wir sind damit nicht die Einzigen: Anfang März stieg die Zahl der täglich aktiven Microsoft Teams Nutzer innerhalb einer Woche um mehr als 12 Millionen auf 44 Millionen Nutzer.*

Mehr als nur Videokonferenzen: Gruppen- und kanalbasierte Kommunikation über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg

Microsoft (MS) Teams nun aber in die Schublade einer reinen Videokonferenzsoftware zu stecken, wäre voreilig. Denn MS Teams ist definitiv mehr als nur ein reines Videokonferenztool: Ein zweiter essenzieller Baustein ist die gruppen- und kanalbasierte Kommunikation. Das heißt, man organisiert sich in in Teams (daher auch der Name der Software), einer Gruppe von Personen, die gemeinsam an einer wichtigen Aufgabe arbeiten. Das Team kann manchmal die gesamte Organisation umfassen oder nur bestimmte Kollegen. Jedes Team kann in mehrere Kanäle aufgesplittet werden, das sind die Unterhaltungen, die Sie mit Ihren Teamkollegen führen. Jeder Kanal ist einem bestimmten Thema/ Abteilung/ Projekt gewidmet.

Diese kanal- und gruppenbasierte Kollaboration mit den Kollegen hat viele Vorteile: Sie läuft schneller und weniger formell ab als eine E-Mail, fördert Transparenz, hat eine höhere Informationsdichte durch thematische Bündelung und eine Etikette, die sich eher an einem Gespräch als an einem Brief orientiert und damit kurzfristigen Austausch fördert. Neue Mitglieder in einem Projekt können schneller auf den aktuellen Stand gebracht werden und produktiv mitarbeiten.

MS Teams als Ort zur Dokumentenspeicherung – Wie ein neues Informationssilo entsteht

MS Teams bietet neben der Kommunikation auch die Möglichkeit, Dokumente zu teilen und gemeinsam an diesen zu arbeiten. Diese werden automatisch im Hintergrund in einer SharePoint Online Library gespeichert. So positiv und einfach es ist auf diese Weise direkt in einem Tool gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten und diese auszutauschen, eröffnet man jedoch gleichzeitig einen weiteren Speicherort – und damit ein mögliches Informationssilo. Langfristig entsteht so zwangsläufig zusätzliche Arbeit: Kollegen müssen auf der Suche nach einem Dokument nun den Speicherort MS Teams durchsuchen. Einigt man sich, Dokumente in SharePoint/Teams regelmäßig an den „richtigen“ Speicherort z.B. auf einem Laufwerk oder in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu kopieren, bedeutet dies einen Mehraufwand und das Risiko, dass dieses Kopien-Management nicht zeitnah erfolgt oder mal vergessen wird.

Ein Teams Dokument bleibt für alle Kanalmitglieder sichtbar – in der Regel ist das ein Vorteil, da es die Transparenz fördert. Doch manchmal gibt es Dokumente, die nur ein enger Benutzerkreis sehen soll oder solche, die ab einem Freigabezeitpunkt nicht mehr verändert werden dürfen.

Freigabeprozesse sind darüber hinaus in MS Teams in Verbindung mit SharePoint nur relativ aufwändig zu lösen, sodass nur wenige Unternehmen davon Gebrauch machen. Die Abbildung des „Lebenszyklus“ eines Dokuments in Form eines elektronischen Workflows ist jedoch eine sehr nützliche Funktion, die dafür sorgt, dass Abläufe konsistent bleiben und eingehalten werden und gleichzeitig den Kollegen auch den Status eines Dokuments (z.B. Entwurf vs. Freigegeben/ Veröffentlicht) anzeigt.

Mit M-Files Dokumente in MS Teams nutzen und gleichzeitig im Workflow arbeiten, ohne zwischen Anwendungen zu springen

Doch wie löst man das Problem der zusätzlichen Speicherorte, fehlender Berechtigungsverwaltung und Workflows? ­– Ideal wäre ein Content Management System, welches direkt in Applikationen wie MS Teams integriert wird. So müssen Benutzer nicht ständig von MS Teams in eine andere Anwendung wechseln. Ein ständiges Springen zwischen Anwendungen hat nachweislich erhebliche Nachteile für die Produktivität: Zum einen ‚kennt‘ die andere Anwendung nicht den Kontext, in dem man sich gerade befindet, z.B. das Team/ den Kanal. Zweitens bringt jeder Wechsel der Anwendung auch die Gefahr der Ablenkung mit sich und damit die Unterbrechung des „Flow“, des konzentrierten Arbeitens. Microsoft hat dies erkannt und bietet in MS Teams Registerkarten an, mit denen externe Apps in jedes Team und jeden Kanal eingebunden werden können.

Der ECM-Hersteller M-Files hat dies aufgegriffen und die gleichnamige Dokumentenmanagementsoftware M-Files kann nun direkt in die Benutzeroberflächen von MS Teams und MS SharePoint integriert werden – unter Berücksichtigung des Team- und Kanal-Kontexts.

Unternehmen bietet sich damit die Möglichkeit, die mächtige Kollaborations-Plattform MS Teams mit einer zentralen Content Management Plattform mit starker Suchfunktion, einem ausgefeiltem Berechtigungskonzept und einem einfachen Workflow-Editor zu verbinden und die Stärken beider Plattformen zu nutzen.

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