Dokumente und Informationen in digitalen Akten effizient organisieren

Aktenverwaltung im Zeitalter der Digitalisierung - Sagen Sie Ihren Aktenschränken auf Wiedersehen!

In einer digitalen Akte werden unterschiedlichste Informationen und Dokumentarten wie Scans Textdokumente, eingehende E-Mails etc. in einem gemeinsamen Kontext gebündelt und gespeichert. Der Aufbau digitaler Akten ist immer individuell und orientiert sich an den Anforderungen Ihres Unternehmens oder Ihrer Abteilung.

Vorlagen erleichtern das Dokumentenmanagement

Für viele Anwendungsfälle gibt es bereits Best-Practice- Vorlagen, sogenannte Templates. Neben elektronischen Dokumenten und gescannten Papierdokumenten können Ihnen in einer digitalen Akte auch Vorlagen für Formulare und Dokumente bereitgestellt werden.

Papierloses Büro: Dokumente in Workflows einbinden

Workflow- und Freigabeprozesse leiten Informationen automatisiert zu den richtigen Ansprechpartnern, sie beschleunigen administrative Prozesse und schaffen Transparenz. Kurz: Sie schaffen Raum & Zeit, um die Dinge zu erledigen, die wirklich wichtig sind.

Autorisierte Personen können von überall, auch mit mobilen Geräten, auf Dokumente zugreifen und Freigaben erteilen. Schnittstellen stehen zu Buchhaltungs-, Verwaltungs- und Archivsystemen (ERP, Fachanwendungen) zur Verfügung und ermöglichen einen nahtlosen Informationsfluss.

Ziele von digitalen Akten

Die kontextbezogene Bündelung von Informationen in elektronischen Akten optimiert administrative Prozesse. Als Nutzer elektronischer Akten gewinnen Sie endlich:

Mehr Zeit

Beschleunigung von Finden und Weitergeben

Mehr Platz

Ersetzt papierhafte Lagerung

Mehr Ertrag/Weniger Kosten

Effiziente Prozesse, gesteigerte Produktivität und mehr Zeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren

Mehr Transparenz

Überblick über Prozesse und Stati

Und Sie können Digitale Akten universell einsetzen:

  • Kundenakte
  • Lieferantenakte
  • Projektakte
  • Vertragsakte
  • Personalakte

Unsere Produktempfehlung: M-Files

Mit M-Files empfehlen wir Ihnen eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei hilft, ihre Dokumente und Informationen über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg effizient und übersichtlich zu organisieren. M-Files kombiniert ECM-Funktionen wie metadatenbasierte Speicherung, revisionssichere Archivierung und Volltext OCR mit einer genial einfachen Benutzeroberfläche. Dokumenten werden kontextgebunden abgelegt und in Workflows eingebunden.

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