Digitale Belegerfassung

Schluss mit Daten eintippen - Meistern Sie die Herausforderung der Digitalisierung!

Papier wird immer bleiben und mit ihm die Herausforderung Daten auf papierhaften Formularen und Belegen in die jeweiligen IT-Systeme zur Weiterverarbeitung zu bringen. Nach wie vor ist die manuelle Datenerfassung weit verbreitet, obwohl sie zeitaufwändig – und damit teuer - und fehleranfällig ist. Abhilfe bringt eine Software, die Dokumente erfasst und ausliest. Mit dem Einsatz einer solchen Software spielt es keine Rolle mehr über welchen Kanal die Dokumente das Unternehmen erreichen.

Lesetechniken in der Digitalen Belegerfassung

Formulare und Anlagen werden aus verschiedensten Eingangskanälen entgegengenommen und im nächsten Schritt zunächst einer Bildaufbereitung und einer Klassifikations- und Layouterkennung zugeführt. So können Belege auch unsortiert gescannt oder per Fax verarbeitet werden. Danach greift die Extraktion mit zahlreichen ausgeklügelten Erkennungs-Engines:

  • OCR: Lesung von Maschinenschrift, Lesung sowohl zonal oder als Omnifont Volltext, Lesung von OCR-Typografie OCR-A,OCR- B, Farrington 7B und Matrixdruckerschriften.
  • ICR: Handschrift und Blockschrift als numerische oder alphabetische Lesung mit Ziffern, Klein- und Großbuchstaben incl. Sonderzeichen zahlreiche Sprachen.
  • OMR: Ankreuzfelder, Markierungen, Umkringelungen als Single-Choice oder Multiple-Choice Felder ausgelegt.
  • Barcode: 13 verschiedene Typen von Barcodes werden entweder zonal oder auf der ganzen Seite gesucht
  • 2D Barcode: zweidimensionale Barcodes können mehr Daten auf kleinerer Fläche inklusive Redundanz und Fehlerkorrekturfunktion enthalten. QR-Code, PDF417, DataMatrix.
  • Bild: zonale Extraktion für eingeklebte Fotos, aufgedruckte Stempel oder Aufkleber
  • Logo: Erkennung von Logos, Ermittlung von Schwärzungsgraden

Plausibilisieren, Normieren, Prüfen

Wo Handschriften erfasst werden und wo Menschen Formulare ausfüllen, da entstehen Doppeldeutigkeiten. Um diese Aufzulösen gibt es das Verifier-Modul, das Erkennungsergebnisse und mögliche Eingaben sinnvoll und hoch effizient nebeneinander anbietet. In dieser Hochleistungskorrektur werden natürlich auch alle Plausibilitätsregeln abgeprüft:

  • Pflichtfeld: „Muss gefüllt sein“
  • Wertebereich: Numerischer Wert (z.B. Blutdruck) oder Datumswert (Älter als 18 Jahre)
  • Wörterbuch: Abgleich gegen eine Vergleichsliste (Erkennungsunterstützend)
  • Fuzzy Lookup: Unscharfer Abgleich gegen eine Referenzliste – „Best Match“
  • DB Lookup: Abgleich oder Anreicherung durch Lookup per ODBC
  • RegExp: Prüfung und Aufformatierung durch reguläre Ausdrücke
  • Umwandeln: Großschrift, Datumsnormierung, Zahlenwerteformat
  • 4-Augen: Feld muss von 2 Benutzern bestätigt werden, erst dann wird der Beleg exportiert
  • CustomScript: Beliebige Prüfungen, Lookups oder Anreicherungen gegen bestehende Datenbanken oder Fachanwendungen via SQL oder API

Multi-Output: Daten für Ihre Fachanwendung, Datenbank, Prozess- oder ECM Plattform.

Sonderfälle effizient aussteuern: eReply-Antworten, 2D Barcodes

Erfassung in verteilten Organisationen

Was Lösungen von Electric Paper von anderen Produkten abhebt:

  • Unbegrenzt im Durchsatz (keine Pro-Seite- Gebühren)
  • Mischung von neu erstellten, existierenden und unbekannten Dokumentenlayouts möglich
  • Exzellentes Stapel- und Job-Management für höchstmögliche Automation
  • Automatische Bündelungsfunktionen für mehrseitige Dokument-Einheiten bestehend aus Formularen und Attachments
  • Effiziente Qualitätssicherungsfunktionen für die fortlaufende Überwachung
  • Eskalations-Workflow
  • Umgang mit bis zu 128-Seitigen Bogensätzen von Postkarte bis A3
  • Problemlos auch mehr als 1000 Variablen in einem Bogensatz
  • Integrierte Vollständigkeits- und Plausibilitätskontrollen
  • Leistungsstarke Seriendruckfunktion
  • Leistungsstärkste Verifikationsplattform im Markt
  • Einfache Skalierbarkeit auch über webbasierte Module für Scan und Verifikation
  • Hybride Bereitstellung von maschinenlesefreundlichen Vordrucken elektronisch, papierhaft und mobil

Anwendungsbeispiele Digitale Beleglesung und digitale Datenerfassung

  • Anträge, Aufträge und Anlagedokumente erfassen
  • Zeit- und Leistungserfassung, Prüfprotokolle
  • Wahlen, Abstimmbögen, Zeichnungsscheine
  • Bestellscheine, Stammdatenerhebung, Abonnements
  • Mobile Datenerfassung im Feld (Kamera/Form)
  • Laborbelege, Neugeborenen Screening
  • Meldescheine, Zählerablesung u.v.m.

Verwandte Anwendungen:

  • Altakten - Aufbereitung für digitale Archivsysteme
  • Posteingangsverarbeitung
  • Rechnungslesung
  • Fax-Eingangsautomation

Sowie weitere Anwendungen in den Bereichen Umfragen und Erhebungen und elektronischen Formularbearbeitung.

Unsere Produktempfehlung: TeleForm

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