Dokumentenmanagement & Informationsverwaltung

Ganzheitliches Informationsmangement: Warum eine sichere & effiziente Dokumentenverwaltung Geld & Zeit spart

Unternehmen und ihre Mitarbeiter werden jeden Tag mit einer wachsenden Menge an Informationen konfrontiert – Stichwort: Digitale Transformation und exponentielles Informationswachstum. Diese Informationen müssen gesammelt, verarbeitet und sauber archiviert werden. Aber Speichern und Wiederauffinden von Dateien innerhalb des Unternehmens ist oft komplexer, als es auf den ersten Blick scheint.

Die Suche nach Dateien ist DER Arbeitszeit-Fresser

Das kennt jeder: Sie verschwenden täglich wertvolle Arbeitszeit mit der Suche nach Dokumenten, Informationen, E-Mails usw. Besonders paralleles Arbeiten verschiedener Abteilungen an gleichen Projekten erzeugt Dateien gleichen oder ähnlichen Inhalts mit unterschiedlichen Namen und mehreren Versionen. Wer weiß da noch die aktuelle und gültige Version? – Und die Suche beginnt... Die Daten und Dokumente stecken in verschiedenen Anwendungen und sind auf unterschiedliche Medien verteilt...

Laut einer Studie der AIIM von 2013 liegt jedes digital erstellte Dokument im Unternehmen im Schnitt 19x vor. Ein wesentlicher Teil davon liegt in persönlichen Desktops und E-Mail-Systemen und ist damit der Allgemeinheit entzogen. Unübersichtliche Netzwerklaufwerke sind diesbezüglich ein weiteres Problem.

Intelligentes Dokumentenmanagement spart Zeit

Die Lösung für das Datenchaos im Unternehmen ist intelligentes Dokumentenmanagement in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS). Denn Netzwerkordner sind bereits ein veraltetes System und machen Organisation und Verwaltung von Dokumenten schwierig. Ebenso wie Aktenordner und - schränke im Büro sollten sie ersetzt werden.

Mit einer effizienten DMS-Software haben alle Mitarbeiter von überall Zugriff auf die aktuell gültige Datei. So sieht man auf einen Blick die aktuellste Version und wer welche Änderungen vorgenommen hat. Daneben bietet eine gute DMS-Software eine Volltextsuche und die Möglichkeit, Dateien zu verschlagworten, damit sie besser gefunden werden können. Für uns bietet das DMS des finnischen Anbieters M-Files all das und noch mehr.

8 Gründe, warum das Dokumentenmanagementsystem M-Files dem Dokumentenchaos endgültig Herr wird

Für den Bereich Dokumentenmanagement vertrauen wir dem finnischen Hersteller M-Files der gleichnamigen Software, die wir als Reseller vertreiben. Mehr über M-Files

Wenn es jeder kann, macht auch jeder mit

Der Faktor „Mensch“ entscheidet darüber, ob die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems erfolgreich ist oder nicht. Ein einfach verständliches und bedienerfreundliches User-Interface trägt dazu bei, dass jeder mitmacht, weil es jeder kann.

Ordnerlose Speicherung

Jedes digital erstellte Dokument liegt im Unternehmen durchschnittlich bis zu 19x in persönlichen Desktops und E-Mail- Systemen vor (AIIM Studie 2013). Damit ist es der Allgemeinheit entzogen. Unübersichtliche Netzwerklaufwerke sind ein weiteres Problem. Der ordnerlose Ansatz von M-Files ermöglicht es Dateien nach einem beliebigen Kriterium zu suchen: nach Kunde, Projekttyp, Datum, Status, etc.

Leistungsstarke Metadaten

M-Files basiert auf der Idee genau zu beschreiben, was eine Information ausmacht. Das ist leichter und effizienter als zu raten, wo sie gespeichert sein könnte. Bei der Speicherung eines neuen Dokuments in M-Files beschreiben die Benutzer die Datei mit Metadaten-Tags.
M-Files indexiert und verwaltet das Dokument automatisch und stellt sicher, dass es in allen relevanten Ansichten und Suchergebnislisten angezeigt wird. Damit ist das Problem, dass ein und dasselbe Dokument an verschiedenen Orten abgelegt wird, effizient gelöst.

Unterwegs und doch alles dabei: Mobil & Offline

Sie möchten mit Ihrem Smartphone oder Tablet auf Arbeitsdokumente zugreifen? Oder auch dann, wenn Sie keine Internetverbindung haben? M-Files ermöglicht Ihnen den Zugriff auf die Datei Ihrer Wahl jederzeit von jedem mobilen Gerät aus. Mit M-Files haben Sie Dokumente auf Android, iOS und Windows Smartphones oder Tablets im Blick und nehmen Workflows an.

Dokumententresor mit metadatengestützten Zugriffsrechten

Sie definieren in M-Files Zugriffsrechte für ganze Dokumentenklassen und Datenobjekte. Darüber hinaus versehen Sie auch einzelne Dokumente und Objekte mit Zugriffsrechten, sogar einzelne Dokument- und Objektversionen. Zusätzlich können Sie Rollen zuweisen, die bestimmten Benutzern oder Benutzergruppen, wie beispielsweise Managern, unterschiedliche Benutzerrechte zuteilen.

Versionskontrolle

Die Versionenkontrollfunktionen von M-Files garantieren, dass Sie stets auf die neueste Version eines Dokuments zugreifen. Es ist problemlos erkennbar, ob ein Dokument geändert wurde und welcher Benutzer es wann modifiziert hat. So fällt der Gedanke daran, ob ein Dokument möglicherweise nicht mehr aktuell ist komplett weg. Und Sie müssen auch nicht mehr verschiedene Versionen eines Dokuments manuell durchgehen.

Workflows für effizienten Informationsfluss

Straffen Sie mit M-Files die wichtigen Geschäftsprozesse und Workflows Ihres Unternehmens. Angefangen bei einfachen Dokumentenanfragen und Aktualisierungen bis hin zu erweiterten Prüf- und Annahmevorgängen. Der Workflow-Motor von M-Files erleichtert die Implementierung jedes beliebigen Geschäftsvorgangs mit allen erforderlichen Schritten, Aufgaben sowie Vor- und Nachbedingungen. Die Beteiligten des Vorgangs können per E-Mail über ihre Aufgaben informiert werden. Und es besteht die Möglichkeit, Dokumente und weitere Objekte ihrer elektronischen To-Do- Liste in M-Files hinzuzufügen.

Daten zur Wirtschaftlichkeit von Enterprise Content Management

Zahlreiche Analystenfirmen, Wirtschaftsverbände, Medieninstitutionen und andere Organisationen haben der Untersuchung der Frage erhebliche Ressourcen gewidmet, wie ECM und andere Dokumentenmanagementsysteme Unternehmen helfen können, eine höhere betriebliche Effizienz zu erreichen, die Produktivität zu erhöhen, Daten vor Verlust zu schützen und vertrauliche Informationen zu sichern.

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Das vorliegende Papier ist eine Sammlung solcher oben genannten Untersuchungen und soll faktenbasierte Datenpunkte zur Verfügung stellen, die die Entscheidung für den Einsatz einer ECM oder Dokumentmanagement-Lösung von der Wirtschaftlichkeitsberechnung her untermauern.

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Unsere Produktempfehlung: M-Files

Mit M-Files empfehlen wir Ihnen eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei hilft, ihre Dokumente und Informationen über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg effizient und übersichtlich zu organisieren. M-Files kombiniert ECM-Funktionen wie metadatenbasierte Speicherung, revisionssichere Archivierung und Volltext OCR mit einer genial einfachen Benutzeroberfläche. Dokumenten werden kontextgebunden abgelegt und in Workflows eingebunden.

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