Alle Verträge unter Kontrolle

Kommunikation, Risiken und Fristen rund um Ihre Verträge effizient verwalten

Unter Vertragsmanagement oder Contract Lifecycle Management (CLM) versteht man alle Tätigkeiten, die sich mit der Entwicklung, Verwaltung, Anpassung, Abwicklung und Fortschreibung von Verträgen beschäftigen.

Verträge stellen die rechtliche Grundlage für betriebswirtschaftliche Vorgänge in Unternehmen aller Branchen und Größen dar. Fast alle Abteilungen in einem Unternehmen entlang der Wertschöpfungskette sind von diesem Thema betroffen und jede Abteilung hat ihre fachspezifischen Anforderungen an das Vertragsmanagement. Es ist dennoch sehr wichtig, Verträge über alle Abteilungen und Standorte hinweg zu verwalten. Denn in Verträgen verbergen sich Verpflichtungen, Risiken und Gefahren, ebenso wie gewaltige Chancen.

Der vollständige Vertragslebenszyklus abgebildet in einem System

Schon in der vorvertraglichen Phase fallen viele Informationen an, die effizient organisiert werden müssen. Ein wichtige Rolle spielt hier neben der Übernahme von Altdaten die Möglichkeit zum Versionsvergleich bei der Vertragserstellung. Denn wenn erst einmal mehrere Vertragsversionen bei den unterschiedlichen Vertragspartner und Abteilungen im Umlauf sind, geht die Kontrolle schnell verloren. Eine Softwarelösung unterstützt mit flexiblen (Freigabe-)Workflows die Erstellung des endgültigen Vertrags und erzeugt Transparenz.

Auch in der Phase der Vertragsdurchführung geht es darum, den Überblick über die Inhalte der laufenden Verträge zu halten und Fristen im Blick zu haben. Anlagen und Korrespondenzen sollten - egal über welchen Kanal (E-Mail, Post, Telefon) sie eintreffen - objektbezogen organisiert werden.

Nicht zuletzt ist auch die Archivierung ein wichtiger Bestandteil des Vertragsmanagements. Hier ist die unveränderbare, langfristige und revisionssichere Archivierung von vertragsrelevanten Dokumenten wie dem Vertragstext selbst, aber auch Vertragsentwürfen, Bildern, Protokollen und AGBs von zentraler Bedeutung. Dies sollte möglichst in elektronischer Form erfolgen, denn Akten sind immer nur an einer Stelle verfügbar und Versionierungen und Ergänzungen sind schwierig abzulegen.

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Vertragsmanagement mit M-Files

Die Softwarelösung M-Files ist eine innovative Dokumenten- und Informationsmanagementlösung, die Daten nicht in unübersichtlichen Ordnern speichert sondern in einem zentralen System aus allen wichtigen Perspektiven heraus sichtbar macht. Als M-Files CLM vereint die Lösung ECM-Funktionen wie Scanning, revisionssichere Archivierung und Volltext OCR mit einer leistungsfähigen Faktensammlung in einer Datenbank und einer genial einfachen Benutzeroberfläche für Abfragen, Workflows und die Erzeugung neuer Dokumente z.B. auf Basis von Bausteinen.

Die Grundlage des Vertragsmanagements in M-Files CLM bilden die vertragsrelevanten Informationen: das sind neben den Vertragsinhalten die Vertragsparteien und Fristen, aber auch Verantwortlichkeiten (sowohl extern als auch intern) und Prozesse. Diese Informationen werden als Metadaten bezeichnet. Hilfestellung bietet M-Files CLM indem nicht nur die vertragsrelevanten Daten strukturiert darstellt sondern auch die relevanten Vertragsprozesse abbildet und unterstützt werden.

Unsere Produktempfehlung: M-Files CLM

Mit M-Files CLM empfehlen wir Ihnen eine Softwarelösung, die ECM-Funktionen wie Scanning, revisionssichere Archivierung und Volltext OCR mit einer leistungsfähigen Faktensammlung in einer Datenbank und einer genial einfachen Benutzeroberfläche für Abfragen, Workflows und die Erzeugung neuer Dokumente verbindet.

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