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Success Story: Klosterverwaltung Huysburg automatisiert mit M-Files
Wir freuen uns ein weiteres, erfolgreiches M-Files Projekt vorzustellen, dass uns aufgrund seines malerischen Ambientes und der Herzlichkeit, mit der wir empfangen wurden, besonders begeistert hat.
Digitalisierung der Klosterverwaltung
Mit unserem Kunden, Herrn Michael Kirnich, seinerseits Verwaltungsleiter der Klosterverwaltung Huysburg, ist es uns gelungen, verschiedene Herausforderungen einer Klosterverwaltung durch flexible Dokumenten- und Prozessverwaltung in M-Files zu lösen und ganzheitlich im Kloster in Betrieb zu nehmen. Verschiedenste Anwendungsfälle wurden im Kreis der Belegschaft in den letzten Jahren diskutiert und erfolgreich umgesetzt:
- Verwaltung der Klosterführungen mittels automatisierten Workflows
- Verwaltungsakte und digitales Buchhaltungsarchiv mit ersetzendem Scannen
- Digitale Personalakte und automatisierte Belegerfassung mit ChronoScan
Die Anfragen zu Klosterführungen, die auf der Website des Kloster www.huysburg.de oder per E-Mail eintreffen, werden jetzt automatisch angelegt und in M-Files an die Klosterbrüder zur Durchführung übergeben. Das schafft zusätzliche Transparenz für alle Beteiligten. Zahlreiche Buchhaltungsbelege aus den angeschlossenen Einrichtungen, Dokumente von Zulieferern und Dienstleistern und die Personaldokumente aller fest angestellten Mitarbeiter:innen sowie zahlreicher Aushilfskräfte werden nun digital erfasst, verarbeitet und archiviert.
Reduzierung der Aktenberge
Dadurch kann zukünftig noch stärker auf Papierakten verzichtet werden, ein großer Schritt Richtung „papierloses Büro“ ist mit der Einführung von M-Files getan. Durch die einfache Erlernbarkeit der Software wurde diese von allen Mitarbeiter:innen sehr gut angenommen, die Nachvollziehbarkeit der Vorgänge wurde für alle betroffenen Verwaltungsangestellten durch flexible Ansichten erheblich verbessert. Der Klosterbetrieb – das Kloster, Gäste- und Tageshaus, der Klosterladen und das Kloster-Café – kann sich somit auf noch effizientere Verwaltungs- und Buchhaltungsdienstleistungen stützen.
Erfahren Sie alles über das Dokumentenmanagement M-Files.