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eQMS mit M-Files QMS: Die Zukunft für Ihre Qualitätsmanagement Dokumentation

Qualitätsmanagement und Qualitätssicherung unter einem Hut

M-Files QMS ist ein eQMS (elektronisches Qualitätsmanagementsystem) auf Basis der erfolgreichen Dokumenten- und Informationsmanagement-Plattform M-Files. Das QM Tool stellt die Einhaltung der Normen ISO 9001, ISO/IEC 27001, ISO 13485, ISO 27002, FDA 21 CFR Part 11, EU GMP Annex 11 und vieler anderer zur QMS Zertifizierung sicher.

Besondere Anforderungen im Qualitätsmanagement regulierter Branchen

Viele Unternehmen, besonders das Qualitätsmanagement Lebensmittel oder Pharma Bereich, also regulierte Branchen, unterliegen hohen Anforderungen beim Dokumentieren von Vorgängen: Betriebsabläufe, so genannte Standard Operating Procedures (SOP) müssen dokumentiert und sichergestellt werden. Gleichzeitig sind Nichtkonformitäten meldepflichtig und müssen korrigiert werden. Vorbeugende Maßnahmen (Corrective and Preventive Actions – CAPAs) müssen getroffen werden.

Die Versionierung von Dokumenten muss einem Freigabeprozess unterliegen und Vorgabedokumente müssen regelmäßig geprüft werden. Mitarbeiterschulungen, Audits und Risikobewertungen sollten nachvollziehbar dokumentiert, Compliance eingehalten werden.

Solche Dokumentationsanforderungen bedeuten im täglichen Geschäft sehr großen Aufwand. Ohne Software-Unterstützung in Form von Qualitätsmanagement Dokumentation ist es zeitaufwändig Nachweise zu einem konkreten Vorgang zu lokalisieren. Die Lösung: Ein eQMS, elektronisches Qualitätsmanagementsystem, um alle Anforderungen und Compliance unter einen Hut zu bringen.

Wie funktioniert ein eQMS und was bringt es?

Die Qualitätsmanagement Dokumentation mit M-Files QMS unterstützt Sie als Qualitätsmanager und Prozessverantwortlichen durch Automatisierung, indem es relevante Informationen miteinander verknüpft.

So kann beispielsweise eine Maßnahme mit der Reklamation, aus der sie hervorgegangen ist, verknüpft werden. Diese Information kann jetzt ausgehend von der anderen mit einem Mausklick lokalisiert werden. Somit ist es jederzeit möglich, gewünschte Nachweise schnell aufzufinden.

Diese Automatisierung der Qualitätsprozesse mit Software-Workflows sorgt einerseits für Konsistenz und Geschwindigkeit im Ablauf und andererseits werden Sie mental und zeitlich entlastet, es ist keine manuelle Arbeit mehr nötig. So schaffen Sie sich Freiräume für die Beschäftigung mit weiteren wichtigen inhaltlichen Fragen Ihres Bereichs.

Diese Routine-Abläufe können durch Workflows mit nur wenigen Klicks automatisch gesteuert werden:

  • Versenden von E-Mails zur Koordinierung der Bearbeitung und Freigabe von gelenkten Dokumenten
  • Bereitstellen neuer Dokumentenversionen mit Benachrichtigung von Mitarbeitern, inklusive Einholen von Lesebestätigungen
  • Generieren von Schulungszertifikaten
  • Aktualisieren diverser Listen (Mängel, Maßnahmen, etc.)

Transparenz mit M-Files als QM Tool schafft Klarheit

M-Files QMS als Qualitätsmanagement Tool verbessert die allgemeine Transparenz in Unternehmen und Organisationen: Informationen und Dokumente werden zentral, durchsuchbar und mit der Angabe des jeweiligen Status‘ vorgehalten. So sieht ein Dokumentenmanager jederzeit, wessen elektronische Unterschrift zur Freigabe noch fehlt und holt diese ein.

Mitarbeiter können alle Informationen in (konfigurierbaren) Ansichten jederzeit dynamisch abrufen, wie zum Beispiel:

  • Übersicht der Mängel und Maßnahmen (CAPAs) nach Status
  • Übersicht offener Schulungen
  • Übersicht aller Risiken mit Klassifikation und Status
  • Übersicht vergangener und geplanter Audits
  • Liste qualifizierter Lieferanten

Warum eine Informations-Plattform als eQMS Ihr Qualitätsmanagement zum Erfolg führt

Das sagen Anwender über M-Files QMS

Logo EUROIMMUN

EUROIMMUN über M-Files:

„M-Files ist aufgrund der vielen Schnittstellen und der intuitiven Benutzeroberfläche so vielseitig einsetzbar, dass es die zentrale Plattform für Informationen, Dokumente und Geschäftsprozesse werden kann. Das hervorragende Standardverhalten ermöglicht eine schnelle Bereitstellung und direkte Erhöhung der Produktivität. Die umfangreichen Konfigurationsmöglichkeiten erlauben es uns, das System mit unseren Anforderungen wachsen zu lassen und so unsere Prozesse iterativ im Sinne eines agilen Ansatzes zu digitalisieren und effizienter zu gestalten.“
Robert Löffler-Reetz (CIP), Betriebsarchitektur, EUROIMMUN AG

Werfen Sie einen Blick auf die Benutzeroberfläche von M-Files QMS

Screen 1

1/5 M-Files QMS: Benutzeroberfläche Ansicht Kacheln

Screen 1

2/5 M-Files QMS: Ansicht Standardverfahrensanweisung SOP

Screen 1

3/5 M-Files QMS: Ansicht Audits in M-Files QMS

Screen 1

4/5 M-Files QMS: Anfrage für neue Version Dokument

Screen 1

5/5 M-Files QMS: Metadaten für einzelne Mitarbeiter

Ergänzende Downloads


Produktbroschüre | M-Files QMS

Nehmen Sie sich 15 Minuten Zeit und erfahren Sie, wie Sie als Unternehmen in einer regulierten Branche ein papierloses, benutzer-freundliches und validierbares QMS realisieren.

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eBook | Qualität & Compliance sichern

Erfahren Sie, wie mit M-Files QMS eine große Bandbreite von strukturierten und unstrukturierten Inhalten von jedem Standort aus schnell und einfach gesucht, eingesehen und verwaltet werden kann.

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Broschüre | Microsoft Office 365 und M-Files

In diesem eBook erfahren Sie, was Unternehmen daran hindert Office 365 in vollem Umfang zu nutzen und wie das metadatenbasierte Dokumentenmanagementsystem M-Files dieses Problem löst.

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