Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen (CAPAs)

M-Files QMS erlaubt das Anlegen und Abarbeiten von Korrekturmaßnahmen und Präventivmaßnahmen in einem strukturierten und gelenkten Workflow. Diese Datensätze werden in der Regel mit einem betrieblichen Prozess, einer Abteilung und/oder einem gelenkten Dokument (z.B. einer Verfahrensanweisung) verknüpft.

Es ist auch möglich, jeweils relevante Dateien und E-Mails mit abzulegen und zu verknüpfen. Falls eine Maßnahme dazu führt, dass ein gelenktes Dokument aktualisiert werden muss, kann ein formeller Änderungsantrag eingegeben werden, welcher in einem eigenen Workflow abgearbeitet und entsprechend dokumentiert wird. Die Maßnahmen werden dann zur Bearbeitung einer Person zugewiesen und erscheinen in dessen Liste offener Aufgaben.

Die Kommentarfunktion von M-Files erlaubt eine Diskussion der Problematik innerhalb des Systems ohne Rückgriff auf E-Mails. Diese Kommentare werden mit archiviert und sind nicht veränderbar. Zusätzlich ist es möglich, zu jedem Fall ad-hoc Aufgabenzuweisungen zu erstellen, deren Bearbeitung auch in M-Files QMS dokumentiert wird.

Diese Struktur ermöglicht es, einerseits ausgehend von einem Problem oder einer Maßnahme, die betroffenen internen Prozesse und gelenkten Dokumente zu finden. Andererseits kann man auch jederzeit umgekehrt von einem Prozess oder einem gelenkten Dokument ausgehend alle zugehörigen Maßnahmen, Mängel und Feststellungen anzeigen. Gleichfalls gibt es vorkonfigurierte Ansichten, die beispielsweise offene Maßnahmen oder nicht zugewiesene Mängel anzeigen.

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