Daten mit Formularen erfassen

"Von der Wiege bis zur Bahre - Formulare, Formulare!" Seufzend blicken wir auf die Formularflut, mit der wir tagtäglich konfrontiert werden. Und dennoch sind Formulare weiterhin das beliebteste und einfachste Mittel zur Arbeitsorganisation, zur Gestaltung effizienter Abläufe und zur Strukturierung von Informationen in komplexen Vorgängen, in denen mehrere Beteiligte und Systeme zusammenarbeiten.

Formulare, Formulare


Eine Softwarelösung kann den Umgang mit Formularen an vielen Stellen vereinfachen: eine Software hilft, Formulare zu erstellen, sie zu verteilen und die ausgefüllten Formulare wieder zu erfassen und die Formulardaten anderen Systemen zur Verfügung zu stellen.


Formulare mit einer Software erstellen

Mit einer Software lassen sich Formulare ganz einfach erstellen. Die Softwarelösung TeleForm hat dafür ein eigenes Modul, den TeleForm Designer. Mit diesem Formulardesigner können Formulare ganz einfach erstellt werden.

Formulare im Corporate Design gestalten: In den meisten Fällen spielt nicht nur der Inhalt sondern auch das Aussehen der Formulare eine Rolle. Der TeleForm Designer lässt Ihnen alle Gestaltungsfreiheiten für die Formulare. Sei es das Format, die verwendeten Farben oder das Einfügen von Grafiken wie Logos oder Abbildungen. Die Formularsoftware ermöglicht es Ihnen, die Formulare an Ihre Bedürfnisse anzupassen.


Formulare automatisiert auswerten/auslesen

Formulare sind der einfachste Weg, um strukturiert Daten zu erfassen. Wenn die Formulare automatisiert ausgelesen werden können, bleibt einem das lästige und fehleranfällige Abtippen der Daten erspart. Mit der Software TeleForm können unterschiedlichste Formulare erfasst und ausgelesen werden.

Mit einem Scanner Formulare erfassen: In fast jedem Büro gibt es einen Scanner oder ein Multifunktionsgerät mit dem Dokumente und Formulare eingescannt werden können. Spezielle Dokumentenscanner können große Mengen an Dokumenten in kurzer Zeit einscannen. Wenn gewünscht auch in Farbe, doppelseitig oder Dokumente in speziellen Formaten.

Formulare einscannen und auslesen: Wenn Formulare gescannt werden, entstehen meist Bildateien im tiff-Format. Mit einer Formularsoftware können die eingescannten Dokumente ausgelesen und ausgewertet werden. TeleForm greift auf die gescannten Bilddateien zu und erfasst die Inhalte der vorher festgelegten Lesebereiche. Im Korrekturmodul TeleForm Verifier können die automatisch erfassten Inhalte kontrolliert und ggf. korrigiert werden.

Formulare mit einer Software erfassen



Neben der Erfassung über einen Scanner können auch Faxe und elektronische Formulare von TeleForm erfasst werden. Alle Daten fließen in der Formularsoftware in einer Auswertungsdatei zusammen. Über Schnittstellen können die Daten unterschiedlichsten Fachanwendungen und Auswertungssystemen zur Verfügung gestellt werden. Wenn gewünscht ist ein gleichzeitiger Export in Archivsysteme möglich.

Elektronische Formulare/eForms

Einen Sonderfall stellen die elektronischen Formulare, sogenannte eForms, dar. Diese Formulare im HTML- oder PDF-Format können direkt am Computer ausgefüllt werden. Noch während des Ausfüllens ist eine Überprüfung der Daten durch eingebaute Logiken oder hinterlegte Datenbanken möglich. Die ausgefüllten Formulare können dann gedruckt oder direkt elektronisch versandt werden. Bei einer elektronischen Bearbeitung sind auch digitale Signaturen möglich.

Elektronische Formulare/eForms



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