Klinik, Labor und Pharma
Daten im Gesundheitswesen erfassen und nutzen
Ob Anästhesieprotokoll, Laborauftrag oder Qualitätsdokumentation: Im Gesundheitswesen müssen Angaben geprüft und an die richtigen Stellen weitergegeben werden. Electric Paper verbindet papierbasierte und digitale Abläufe in Kliniken und Laboren und unterstützt Pharmaunternehmen sowie Hersteller von Medizinprodukten beim Umgang mit Dokumenten und Nachweisen.
KI-generiertPapier bleibt. Das Abtippen nicht.
Ein handschriftliches Protokoll im OP, eine Screeningkarte bei Neugeborenen oder ein Fragebogen bei der Blutspende: Papier ist im medizinischen Alltag oft das passende Werkzeug. Es lässt sich unmittelbar einsetzen und fügt sich in bestehende Arbeitsabläufe ein.
Aufwendig wird es häufig erst danach. Sobald Angaben manuell in ein Laborsystem, die Abrechnung oder eine Datenbank übertragen werden müssen, entstehen zusätzliche Arbeitsschritte und mögliche Übertragungsfehler.
Mit einer automatisierten Formularerfassung lassen sich handschriftliche Angaben, Ankreuzfelder und Barcodes auslesen, anhand definierter Regeln prüfen und für die weitere Verarbeitung bereitstellen. Unklare Angaben werden gezielt zur Kontrolle vorgelegt.
Nicht jeder Formularbogen muss dafür neu entwickelt werden. Bestehende Vordrucke lassen sich häufig in die automatisierte Erfassung übernehmen. Wo eine elektronische Eingabe sinnvoll ist, können digitale Formulare parallel eingesetzt werden.
Handschrift am Original prüfen
Unklare Angaben werden direkt anhand des eingescannten Formulars kontrolliert.
Daten zeitnah übergeben
Je nach Ablauf stehen geprüfte Angaben noch am selben Tag im Zielsystem bereit.
Papier und Tablet kombinieren
Gedruckte Bögen und digitale Formulare können im gleichen Verfahren verarbeitet werden.
Belegbild wiederfinden
Das Bild des Originalbogens lässt sich dem erfassten Datensatz zuordnen.
Von der Klinik bis zum Labor
Je nach Einrichtung unterscheiden sich Formulare, Datenmengen und Anforderungen erheblich. Entscheidend ist, dass die Erfassung zu den vorhandenen Abläufen passt und die Informationen geprüft im vorgesehenen Zielsystem ankommen.
KI-generiertKliniken und Krankenhäuser
Anästhesieprotokolle, Leistungsnachweise und Patientenfragebögen werden ausgelesen. Geprüfte Angaben gelangen etwa in die Abrechnung oder ins klinische Fachsystem.
KI-generiertKlinische Studien
Patienten- und Studienfragebögen lassen sich zu mehreren Erhebungszeitpunkten verarbeiten. Papier und digitale Formulare eignen sich auch für empirische Forschung im Gesundheitswesen.
Laboraufträge und Screeningkarten
Bei Laboraufträgen muss die Zuordnung zwischen Probe und Patientendaten stimmen. Barcodes erleichtern die Identifikation, während handschriftliche Einträge und Markierungen kontrolliert werden. Anschließend lassen sich die Angaben an das Laborinformationssystem übergeben.
Ähnliche Abläufe finden sich bei Neugeborenen-Screeningkarten und der Verarbeitung von Spenderbögen. Entscheidend ist, dass auch bei großen Belegmengen die Daten vollständig und rechtzeitig für die weitere Bearbeitung vorliegen.
Patientenaufnahme ohne doppelte Eingabe
Bei der Patientenaufnahme werden Stammdaten, Einwilligungen und weitere Angaben häufig in mehreren Schritten erfasst. Elektronische Formulare können Pflichtfelder bereits bei der Eingabe prüfen und die Angaben an nachgelagerte Abläufe übergeben. Papierunterlagen lassen sich bei Bedarf einbeziehen.
Aus der Praxis
Klinische Studien am KKSB
Das Kompetenzzentrum für Klinische Studien Bremen nutzt TeleForm zur Verarbeitung mehrseitiger Fragebögen und wiederholter Befragungen.
Teilnehmende
400
in einzelnen Studien
Seiten
25+
pro Fragebogen
Jahre
15+
TeleForm im Einsatz
Qualitätsmanagement in Life Sciences
Dokumentenmanagement für Life Sciences bedeutet, Arbeitsanweisungen, Prüfnachweise und Produktakten so zu organisieren, dass Versionen, Änderungen und Freigaben jederzeit auffindbar sind. Zu Life Sciences zählen hier insbesondere Pharmaunternehmen sowie Hersteller von Medizinprodukten und In-vitro-Diagnostika.
Diese regulierten Branchen müssen dokumentierte Prozesse und Qualitätsnachweise auch bei Audits oder behördlichen Inspektionen vorlegen können. Mit M-Files QMS lassen sich gelenkte Dokumente, Abweichungen, CAPA-Maßnahmen und Freigaben systematisch bearbeiten.
Musternachweise im Außendienst
Bei der Abgabe von Arzneimittelmustern müssen Empfang und Ausgabe dokumentiert werden. Elektronische Formulare können die Angaben direkt beim Besuch erfassen und zur weiteren Bearbeitung übergeben.
Produktakten für Medizinprodukte
Technische Dokumentationen, Prüfberichte und Änderungen müssen den jeweiligen Produkten und Versionen zugeordnet bleiben. M-Files hilft, diese Unterlagen strukturiert zu verwalten und gezielt wiederzufinden.
Originale prüfen, Daten schützen
Bei unklaren handschriftlichen Angaben lässt sich der erkannte Wert direkt mit dem Bild des Originalbogens vergleichen. Die Nachprüfung kann getrennt von der automatischen Erkennung an einem eigenen Arbeitsplatz erfolgen. Wird das Belegbild zusammen mit dem Datensatz abgelegt, bleibt die ursprüngliche Angabe auch später überprüfbar.
Medizinische Unterlagen unterliegen unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen. Im Transfusionswesen müssen beispielsweise bestimmte Angaben zur Rückverfolgung von Blutspenden und Blutprodukten 30 Jahre verfügbar bleiben. Für andere Behandlungsunterlagen gelten je nach Dokumentart andere Fristen.
Zugriffsrechte und die Aufbewahrung der erfassten Informationen müssen entsprechend den Anforderungen des jeweiligen Verfahrens eingerichtet werden.
Die Anwendungen im Detail
Digitale Belegerfassung
Handschriftliche Angaben und Barcodes auslesen und bei Bedarf am Formularbild kontrollieren.
Formulare & Fragebögen
Mehrseitige Fragebögen auf Papier oder digital erfassen und Daten für Auswertungen bereitstellen.
Qualitätsmanagement
Freigaben, Änderungen und Qualitätsnachweise geordnet bearbeiten.
Wo können wir Sie entlasten?
Zeigen Sie uns Ihren Ablauf. Wir prüfen, wo sich Erfassung und Dokumentation vereinfachen lassen.