Für die Dokumentenerfassung in der Poststelle betreibt die swb AG zwei große TeleForm-Konzernlösungen: ein Produktivsystem und eine Development-Umgebung für die Entwicklung und das Testing. Die zuverlässige Funktionalität und die hohe Flexibilität der Capturing-Plattform überzeugen das Versorgungsunternehmen. Ein Ende der Nutzung ist nicht in Sicht: Erst 2025 entschied sich die swb für eine erneute Lizenzerweiterung, um die Verarbeitung des digitalen Schriftverkehrs voranzutreiben.
Die swb AG ist ein Versorgungsdienstleister, der Bremen und die Region mit Strom, Erdgas, Fernwärme, Trinkwasser und Telekommunikationslösungen beliefert. Seit der Gründung des ersten Bremer Gaswerks 1854 hat sich das Unternehmen stetig weiterentwickelt und vereint heute eine Vielzahl spezialisierter Tochtergesellschaften unter einer Dachorganisation. In allen Geschäftsfeldern werden die Themen Nachhaltigkeit und Umweltschutz großgeschrieben.
Ihren Kund:innen bietet die swb einen umfangreichen Service mit individuellen Beratungsangeboten in Kundencentern, am Telefon, online und zu Hause. Über das Service-Portal oder die Service-App des Unternehmens haben Kund:innen zudem die Möglichkeit, Zählerstände, Abschlagsänderungen, Umzüge und vieles mehr digital zu übermitteln.
Langjährige Nutzung von TeleForm
Bereits seit 2003 hat die swb AG die Erfassungssoftware TeleForm im Einsatz, um eingehende Papierbelege per Scan einzulesen. Nachdem verschiedene Tochtergesellschaften zunächst einzelne Workgroup-Systeme erworben hatten, erfolgte schon bald die Konsolidierung der Systeme zu einer unternehmensübergreifenden TeleForm Enterprise-Konzernlösung.
„Da die Tochtergesellschaften papierbasierte Prozesse mittlerweile reduziert haben, läuft die Belegerfassung mit TeleForm heute nur noch zentralisiert über die Scannerplätze in der Poststelle ab. Hier werden alle papiernen Posteingänge zunächst manuell sortiert, stapelweise eingescannt und dann elektronisch an die richtigen Empfänger verteilt“,
Der TeleForm-Hauptanwendungsfall bei der swb ist somit seit jeher die frühe Archivierung. Anstatt die Post analog auszuhändigen, werden sämtliche Dokumente zunächst digital erfasst und – ergänzt durch eine OCR-Erkennung – in elektronische Belege umgewandelt. Danach übernimmt das System automatisiert die Klassifizierung und Zuordnung der Belege.
Flexible Archivierung und Verarbeitung
TeleForm kommt bei der swb AG für sämtliche Geschäfts- und Privatkundenpost zum Einsatz. Zu den eingehenden Belegen zählen beispielsweise Rechnungen und Selbstablesekarten, aber auch komplexere Dokumente wie Steuerbescheinigungen.
Die Weitergabe und Archivierung der Dokumente sowie der OCR-Daten erfolgt über mehrere flexibel definierbare Exportwege. Nach dem Scanvorgang ist TeleForm in der Lage, die erfassten Informationen in ein gewünschtes Exportformat zu überführen und so an verschiedene nachgelagerte Systeme zu übergeben – etwa an Archive, Fileserver, CRM-Systeme oder Mail-Clients. Bei der swb überträgt die Capturing-Plattform die Daten unter anderem über eine REST-Schnittstelle an das zentrale Archiv-System.
Über die Jahre hinweg erfasste die Software auf diese Weise ausfallsicher Millionen Dokumente der swb und führte diese den jeweiligen Zielsystemen zu.
„Ein großer Pluspunkt von TeleForm ist die enorme Zuverlässigkeit. Nicht nur das System läuft äußerst stabil, auch die OCR-Erkennung funktioniert tadellos. Hinzu kommt die starke Unterstützung durch Electric Paper, auf die über alle die Jahre hinweg immer Verlass war. Für uns ein ganz entscheidender Faktor, um dem System auch weiterhin treu zu bleiben“,
Verstärkte Verarbeitung digitaler Belege
Aufgrund der guten Erfahrungen mit der Software hat sich die swb AG 2025 nach einer Beratungsphase nochmals für eine TeleForm-Systemerweiterung entschieden. Ziel war es, zunehmend auch die digitalen Schreiben der swb-Kunden zu verarbeiten und an ein neues cloudbasiertes CRM-System zu übergeben.
„Wir wollten die OCR-Funktionalität verstärkt für Dokumente nutzen, die Kund:innen über unsere Serviceplattform hochladen. Das betrifft PDFs und Fotos. Hierfür benötigten wir ein moderneres OCR-System sowie eine zusätzliche REST-Schnittstelle“,
Das Projekt fand im Rahmen einer gemeinschaftlichen Zusammenarbeit zwischen der Electric Paper Informationssysteme GmbH und weiteren beteiligten Beratungshäusern statt. Nach erfolgreicher Implementierung ist die swb nun in der Lage, über 500.000 zusätzliche Seiten pro Jahr mit TeleForm zu verarbeiten und die OCR-Daten via Webschnittstelle an eine Cloudapplikation zu übertragen.
Weitere Einsatzmöglichkeiten
Neben der rein OCR-basierten Erfassung und Klassifizierung von Eingangsbelegen verwendet die swb AG TeleForm hin und wieder auch für das Erstellen und Auslesen von Formularen. So wurden in der Vergangenheit beispielsweise mit dem TeleForm Designer Vorlagen für Zählerstand-Ablesekarten oder Auftragsformulare entwickelt, aus denen die Software bestimmte Felder und Datamatrixcodes ausgelesen hat.
Treten beim Auslesen von Formularen oder Matrixcodes Unstimmigkeiten auf, greift das Korrekturmodul ein. Dann besteht die Möglichkeit, den betreffenden Beleg manuell zu sichten und zuzuordnen.
Fazit: Verlässliche und flexible Lösung
Mit TeleForm nutzt die swb AG eine leistungsstarke Capturing-Plattform, die in erster Linie durch ihre reibungslosen Prozesse und die Vielfältigkeit der Anwendungsmöglichkeiten überzeugt. Als zentrales Erfassungstool stellt sie das Herzstück der Poststelle dar und ermöglicht die gebündelte Verarbeitung der unternehmensübergreifenden Korrespondenz. Da die digitale Belegerfassung mit diversen Automatismen verbunden ist, spart das Versorgungsunternehmen jede Menge Arbeits- und Zeitaufwand ein.
Dass auf die Funktionalität der Lösung immer Verlass ist, weiß der Versorgungsdienstleister besonders zu schätzen. Sowohl die Qualität der OCR-Erkennung als auch die Robustheit des Systems konnten sich bewähren.
„TeleForm ist einfach eine gute und flexible Lösung. Und sollten doch einmal Probleme auftreten, sind wir bei Electric Paper in besten Händen. Wir benötigen zwar nur selten Support, doch im Fall der Fälle können wir sicher sein, dass sich der Anbieter umgehend um eine Lösung kümmert“,
