TeleForm im Einsatz an der TÜV Nord Akademie, einem der größten norddeutschen Bildungsanbieter. Hier werden Seminare für Firmen, Behörden und Privatpersonen durchgeführt und mittels Fragebögen bewertet. Die Ziele der TeleForm-Einführung waren klar: Erhöhung der Effizienz bei der Datenerfassung, Verminderung der Erfassungszeiten und Verbesserung der Auswertung sowie der Datenbereitstellung.
Die TÜV NORD AKADEMIE ist nach DIN EN ISO 9001 zertifiziert und legt großen Wert auf Qualität und Kundenorientierung. Insgesamt 20.000 Teilnehmer nehmen an den jährlich 1.200 durchgeführten Veranstaltungen teil.
Seminarbewertung zur Qualitätskontrolle
Sämtliche Seminare, die u.a. die Themen Qualitätssicherung, Technische Sicherheit, Umweltschutz, Arbeits- und Gesundheitsschutz behandeln, werden durch die Teilnehmer bewertet, so dass jedes Seminar und jeder eingesetzte Referent einer kontinuierlichen Beurteilung unterliegt. Bei einem Rücklauf von etwa 80% bedeutet dies, dass eine große Zahl von Seminarbewertungen ausgewertet werden muss. Dies wurde bisher manuell und dezentral in den Geschäftsstellen vorgenommen. Ziele der Einführung einer automatischen Lesung der Bögen mit TeleForm und deren Weiterverarbeitung im Seminarverwaltungssystem waren die Erhöhung der Effizienz bei der Datenerfassung und Verbesserung der Auswertung und Datenbereitstellung.
Die Bewertungsformulare
Die Formulare umfassen je nach Veranstaltung und Anzahl der Referenten eine oder mehrere Seiten. Für die automatische Einlesung spielt es keine Rolle, ob die Formulare ein- oder beidseitig bedruckt sind.
Aus dem Seminarverwaltungssystem wird der gewünschte Fragebogen mit den Angaben zum Seminar wie Seminarname, Bewertungskriterien, Referenten etc. ausgedruckt und anschließend auf dem Kopierer vervielfältigt. Leichte Verzerrungen, die dabei entstehen können, gleicht TeleForm beim Lesen der Formulare durch Referenzmarkierungen aus. Die ausgefüllten Bögen werden zentral gescannt. Durch den Einsatz von TeleForm hat sich der Erfassungsaufwand deutlich vermindert. Stündlich können etwa 250 Bögen eingelesen werden, monatlich werden etwa 1600 Formulare verarbeitet.
Verbesserte Datenqualität
Die Auswertung und Bewertung der Ergebnisse wird dezentral mit dem Seminarverwaltungsprogramm durch die zuständigen Geschäftsstellen vorgenommen. Diese Nachbearbeitung ist zwar aufwändiger als vorher, dies jedoch, weil die Daten jetzt automatisch in die zentrale Datenbank übergeben und dort lückenlos bewertet und dokumentiert werden. So schlägt sich die effizientere Erfassung auch in einer verbesserten Datenqualität nieder. Das System arbeitet erstaunlich schnell und effizient. Das Ziel: „Erfassungszeiten vermindern, Transparenz und Qualität erhöhen“ wurde voll erreicht.
Übersicht dank umfangreicher Archivierung
Die Datenbank ist für alle Mitarbeiter einsehbar, so dass jeder für die Planung eines neuen Seminars recherchieren kann, welche Referenten sich bewährt haben. Außerdem entscheiden die zuständigen Mitarbeiter aufgrund der Ergebnisse über eventuell erforderliche Korrekturmaßnahmen. Zusätzlich zu den Rohdaten, die in der Datenbank gespeichert werden, werden die Bilder der Freitextfelder mit den Antworten auf offene Fragen zentral auf einem Server archiviert — die Originalbögen werden hingegen nach einiger Zeit vernichtet.
Abgesehen von einem Scanner musste keine Hardware angeschafft werden, ein durchschnittlicher Büro-PC ist leistungsstark genug, um die Datenverarbeitung zu bewältigen. Die Implementierung des neuen Systems lief reibungslos und eine Schulung zur Formularerstellung machte den Einstieg leichter. Aber auch danach ist Hilfe nicht weit: „In der Hilfefunktion von TeleForm wird man fast immer fündig“.
