Wenn das Ergebnis einer Prüfung ausschlaggebend dafür sein kann, ob ein*e Studienbewerber*in aus dem Ausland in Deutschland einen Studienplatz erhält oder nicht, muss die Testauswertung von höchster Qualität sein. Die Gesellschaft für Akademische Studienvorbereitung und Testentwicklung (g.a.s.t.) e.V. in Bochum nutzt deshalb für die Erstellung und Erfassung seiner Antwortbögen die Beleglesesoftware TeleForm, die für eine hohe Datenqualität sorgt und die ausgelesenen Daten schneller zur Verfügung stellt.
g.a.s.t. in Bochum entwickelt seit 2001 Sprach- und Leistungstests für den Hochschulzugang. Angeboten werden unter anderem der „Test Deutsch als Fremdsprache“ (TestDaF) – eine Prüfung, mit der internationale Studieninteressierte ihre sprachliche Qualifikation für ein Studium an einer deutschen Hochschule nachweisen können – sowie der „Test für Ausländische Studierende“ (TestAS) zum Nachweis der Studierfähigkeit.
Durchgeführt werden die Prüfungen an über 500 lizenzierten g.a.s.t.-Testzentren in rund 100 Ländern, sodass Studieninteressierte das Zertifikat bereits im Heimatland erwerben können. Darüber hinaus übernimmt g.a.s.t. Aufträge von anderen Institutionen aus den Bereichen Sprachlernen und Sprachtesten, wodurch tausende weitere Prüfstellen hinzukommen.
TeleForm im Einsatz
Bei der papierbasierten Variante des TestDaF handelt es sich größtenteils um einen standardisierten Paper-Pencil-Test, der in großem Umfang Multiple-Choice-Fragen zum Ankreuzen enthält. Die Aufgaben und die anzukreuzenden Antworten befinden sich dabei auf unterschiedlichen Bögen.
„Nachdem die ersten Tests im Gründungsjahr noch manuell ausgewertet wurden, war mit der zunehmenden Anzahl an Testteilnehmenden relativ schnell klar, dass eine maschinelle Erfassung der Antwortbögen unabdingbar ist“,
Bereits 2002 hat g.a.s.t. daher TeleForm eingeführt – eine Erfassungssoftware, mit der papierbasierte Formulare und Dokumente erstellt, gescannt, automatisch gelesen und digital weiterverarbeitet werden können. Seit 2005 arbeitet g.a.s.t. mit der Electric Paper Informationssysteme GmbH zusammen, die heute der führende Systemintegrator für Daten- und Dokumentenerfassungssysteme auf Basis der OpenText-TeleForm-Architektur ist. Der IT-Dienstleister aus Lüneburg bietet g.a.s.t. bei Bedarf nicht nur einen schnellen Support, sondern entwickelt auf Wunsch auch funktionelle Anpassungen und Erweiterungen (Add-ons).
Personalisierte Antwortbögen
TeleForm besteht aus mehreren Modulen, die g.a.s.t. in den einzelnen Arbeitsschritten zur Verfügung stehen. Am Anfang steht die einmalige Erstellung der Antwortbögen mit dem Designer. Später, im laufenden Betrieb wird die Komponente meist nur für kleinere Modifizierungen eingesetzt, wie ein neues Logo, eine andere Schriftart oder Textänderungen.
„Eine Besonderheit ist allerdings, dass wir für jeden der Testläufe personalisierte Bögen zur Identifizierung der Teilnehmenden erstellen. Je nach Produkt kleben wir entweder Etiketten auf die Bögen oder drucken die Daten der Teilnehmenden mithilfe der eForm Suite direkt aufs Papier“,
Pro Jahr laufen so rund eine Million personalisierte Belege durch die Hochleistungsdrucker im Haus. Die Unterlagen werden von der Logistik an die einzelnen Testzentren und Prüfstellen verschickt, kommen ausgefüllt zurück, werden ausgepackt und durchlaufen dann den eigentlichen Scanprozess. Hierfür stehen bei g.a.s.t. sieben Hochleistungsscanner zur Verfügung, die je nach Modell zwischen 120 und 150 Seiten/Minute erfassen können. Die TeleForm Scanstation sorgt dabei für eine hohe Qualität der digitalisierten Unterlagen.
Manuelle Überprüfung mit TeleForm Verifier
Einen wesentlich reduzierten Erfassungsaufwand ermöglicht schließlich der TeleForm Reader, der beispielsweise das automatische Auslesen von Ankreuzfeldern, OCR und Handschrift übernimmt. Während die eindeutigen Ergebnisse danach direkt in die internen Plattformen von g.a.s.t. eingespeist und automatisch weiterverarbeitet werden, zeigt der TeleForm Verifier jene Dateien an, die noch einmal manuell überprüft und nachbearbeitet werden sollten.
„Die Schwelle, bis zu welchem Grad der Verifier selbst entscheiden darf, haben wir eher niedrig festgelegt. Bei normalen Ankreuzfeldern werden uns zwischen fünf bis zehn Prozent der Unterlagen noch mal zum Verifizieren angezeigt. Mehr manuelle Nacherfassung ist bei Handschriften notwendig, weil diese sehr individuell sind“,
g.a.s.t. besitzt aktuell je acht Lizenzen für die Scanstation und den Verifier, die sich auf zwei separate TeleForm-Scansysteme verteilen.
„Da wir die Prozessschritte durch die Modularität von TeleForm auch räumlich voneinander trennen können, lassen sich die Abläufe an die Art der Bögen anpassen. Es gibt zum Beispiel Bögen, bei denen das Scannen schneller geht als das Verifizieren und umgekehrt“,
Vielseitiger Einsatz der Lösung
Für die wachsenden Anforderungen hatte TeleForm jederzeit ein passendes Angebot. Anfangs genügte es, die Auswertungen standardmäßig in eine SPSS-Tabelle als Zieldatei zu speichern. Mittlerweile werden alle gescannten Unterlagen automatisch in ein digitales Archiv überführt und Bilder als jpg-Datei aus den Bögen intern abgespeichert, um jederzeit schnell darauf zugreifen zu können. Darüber hinaus werden die Daten aus TeleForm in viele verschiedene Datenbanksysteme und Formate exportiert.
Das gleiche gilt für den Kundendienst, der der dynamischen Entwicklung der Anforderungen folgt. So hat sich beispielsweise 2022 ein erhöhter Supportbedarf ergeben, nachdem g.a.s.t. den Großauftrag zur Administration und Durchführung des Deutsch-Tests für Zuwanderer erhalten hatte. Hierfür benötigte g.a.s.t. ein zweites, eigenständiges TeleForm-System.
„In dieser Zeit hatten wir sehr viel Kontakt zu Electric Paper. Wir haben mit dem Service überaus positive Erfahrungen gemacht. Das Support-Team hat nicht nur sehr schnell auf unsere Anfragen reagiert, es hat auch ein hohes Verständnis für den speziellen Bedarf seiner Kunden bewiesen“,
Fazit: TeleForm ist das Angebot der Wahl
Bei mehr als einer Million Belegen, die mittlerweile jährlich durch die Scanner von g.a.s.t. laufen, sind die Anforderungen an eine Dokumentenerfassungssoftware entsprechend groß. Neben einer hohen Geschwindigkeit über alle Prozessschritte hinweg muss das System eine ausgezeichnete Datenqualität gewährleisten können. Zudem muss die Funktionalität anpassbar, erweiterbar und je nach Bedarf skalierbar sein. Genau diese Vorzüge sind es, die TeleForm für g.a.s.t. zur ersten Wahl machen.
Die Flexibilität beim Export der Daten und die Möglichkeit, TeleForm an die eigenen Systeme anzubinden, zählen für g.a.s.t. zu den größten Vorteilen der Lösung. Ein weiterer Pluspunkt ist die Modularität, durch die sich die Software jederzeit an die sich ändernden Bedürfnisse anpassen lässt, indem einzelne Bausteine spontan hinzugekauft werden können.
Nicht zuletzt kann auch die niedrige Fehlerquote überzeugen: Bei klassischen Ankreuzaufgaben liege diese im unteren Promillebereich – und damit weit unterhalb der Fehlerquote, mit der bei einer manuellen Bearbeitung zu rechnen wäre.
„Für uns ist TeleForm die erste Wahl. Ich habe noch keine andere Lösung gesehen, die an die Qualität, Funktionalität, Flexibilität und den Leistungsumfang von TeleForm herankommt. Wir haben mit der Lösung in all den Jahren positive Erfahrungen gemacht“,
