Das Universitätsklinikum Dresden hat umfangreiche Erfahrungen mit der Erstellung und Auswertung von Patientenbefragungen in der Routineversorgung und für Forschungsprojekte. Das Klinikum setzt dafür die Erfassungssoftware TeleForm ein. In einem geplanten Projekt sollen zusätzlich pro Jahr 300.000 Papierseiten bearbeitet werden.
Das Zentrum für Medizinische Informatik (ZMI) im Universitätsklinikum Dresden ist eine interdisziplinäre Arbeits- und Organisationsstruktur der Hochschulmedizin Dresden. Es ist die zentrale Anlaufstelle bei allen Aspekten der digitalen Medizin, rund um die Beratung, die Umsetzung und den Betrieb von IT-gestützten Prozessen. Das ZMI unterstützt mit seinem Datenintegrationszentrum die medizinischen Fachbereiche und interdisziplinären Zentren bei Patientenbefragungen in der Routineversorgung und auch Forschungsprojekten, beispielsweise dem Projekt Panos.
Die Herausforderung, pro Tag 1.200 Seiten Papierfragebögen zu bearbeiten
Das Projekt Panos, ein Netzwerk aus Ärzt:innen, Wissenschaftler:innen, Kliniken und Organisationen, möchte die Versorgungssituation von Parkinson-Patient:innen in Ostsachsen verbessern. Um die Situation von Parkinson-Patient:innen besser analysieren zu können, füllen die Betroffenen einen 44-seitigen Papier-Fragebogen aus. Die Ergebnisse werden zusammen mit anderen Daten auf einer Plattform gesammelt und dienen u.a. zur Entwicklung individualisierter Behandlungspläne. Über das Projekt sollen in einem Beobachtungszeitraum von 3 Jahren 1.700 Patient:innen quartalsweise befragt werden. Insgesamt sollen allein in diesem Projekt pro Jahr die Inhalte von 300.000 Fragebogenseiten erfasst und die Daten aus den Papierseiten extrahiert werden. Daraus ergeben sich mehr als 1.200 Seiten pro Tag.
„Wir haben im Universitätsklinikum gute Erfahrungen mit der Erfassungssoftware TeleForm gemacht. Wir nutzen die Software, um papierbasierte Fragebögen zu erfassen, was uns das sehr zeitaufwendige und fehlerbehaftete Abtippen von Fragebögen erspart. Wir geben mit TeleForm unseren Nutzer:innen ein Werkzeug an die Hand, das sie bei der Erfassung und Prüfung unterstützt, indem die automatisiert ausgelesenen Daten direkt am elektronischen Dokument geprüft werden“, berichtet Daniela Barnett, Anwendungsbetreuerin im Datenintegrationszentrum des Universitätsklinikums Dresden.
Das richtige Design der Fragebögen erleichtert die Erfassung
Die Papierfragebögen werden im Universitätsklinikum durch bereits vorhandene Multifunktionsscanner sowie spezielle Dokumentenscanner eingelesen und die extrahierten Daten von wissenschaftlichen Hilfskräften nochmals überprüft. Die Erfahrungen zeigen, dass ein gut ausgearbeitetes Layout der Fragebögen zu einer hohen Akzeptanz bei den Patient:innen und damit zu einer erhöhten Qualität der Datenerhebung führt.
„Wir nutzen das in TeleForm integrierte Designer-Modul für die Formular-Gestaltung der Fragebögen. Nach einer internen Schulung der wichtigsten Nutzer:innen sind diese anhand von Beispieldokumenten in der Regel recht schnell in der Lage, die Formulare selbst zu gestalten. So entwerfen die Forscher für das Projekt Panos ihre Fragebögen selbst“, erläutert Daniela Barnett. Die Einrichtung des Datenexportes und der Feinschliff der Formulare erfolgt abschließend im Datenintegrationszentrum des Universitätsklinikums.
Im Vorfeld war befürchtet worden, dass die Parkinson-Patient:innen aufgrund motorischer Einschränkungen Probleme mit zu eng gesetzten Feldern haben würden. Das Designer-Modul von TeleForm hat sich in der Praxis aber als sehr flexibel erwiesen. Mit der Software können die standardisierten Ankreuzfelder beliebig platziert und ausreichend Freiraum um diese Felder eingefügt werden. Damit kann auch in der Gestaltung der Formulare Rücksicht auf die Bedürfnisse unterschiedlicher Patientengruppen genommen werden. In einen Fragebogen lassen sich so Bilder vom Körper einfügen, sodass die Betroffenen ihre Schmerzpunkte gezielt markieren können. Die Software ermöglicht, dass die Ankreuzfelder auch auf den Bildern frei positioniert und automatisiert extrahiert werden können.
Der Scanprozess und die Datenqualität sind gut beherrschbar
Zur Digitalisierung der ausgefüllten Fragebögen kommen sowohl Multifunktionsscanner als auch bei hohem Dokumentendurchsatz leistungsfähige Dokumentenscanner zum Einsatz. Im Anschluss an das Scannen werden die Daten mit dem Reader-Modul der Erfassungssoftware durch hinterlegte Regelwerke automatisiert ausgelesen. Zur Qualitätssicherung der erfassten Daten nutzt das Universitätsklinikum das Sichtprüfungs- und Korrekturmodul Verifier von TeleForm. In diesem Modul lassen sich die extrahierten Daten aus dem Scanprozess zur Nachkontrolle und Datenvervollständigung anzeigen. Dieser Verifikationsprozess wird nach einer Einweisung durch die wissenschaftlichen Hilfskräfte der beteiligten Kliniken selbstständig durchgeführt. Das Datenintegrationszentrum steht den Beschäftigten als Supportkanal für Rückfragen zur Verfügung. In der Praxis hat sich gezeigt, dass zum Verifier nur selten Rückfragen auftreten.
Für die in TeleForm erstellten Formulare können gute Ausleseergebnisse erzielt und die Feldlogik auf die Arbeit mit dem Verifier-Modul individuell angepasst werden.
„In einem möglichst praxisnahen Testlauf berät das Datenintegrationszentrum projektspezifisch zu geeigneten Systemeinstellungen und der Formulargestaltung. So können wir für die einzelnen Projekte die von TeleForm gebotenen Möglichkeiten optimal nutzen“, ergänzt Daniela Barnett.
In einzelnen Projekten des Universitätsklinikums mussten auch Fremdformulare mit bereits abgestimmtem Layout verarbeitet werden. Zum einen bietet TeleForm die Möglichkeit, bestehende Formulare zu integrieren. Dabei müssen die Auswerter allerdings auf einige Komfortfunktionen der Erfassungssoftware verzichten. So sind keine Seitenverknüpfungsfelder nutzbar. Außerdem verringern fehlende Eckmarkierungen, die sog. Lesezonen, die Erkennungsqualität im Scanprozess. Im Projekt Panos wurde das Design zuerst in Word erstellt, sodass die Arbeit mit dem TeleForm-Designer in diesem Fall nur ein absolutes Minimum an Systemkenntnis erforderte und Formulare zeitnah zur Verfügung standen.
Die erfassten und verifizierten Daten werden vom Universitätsklinikum je nach Projekt in unterschiedlichen Formaten exportiert. XML-Dateien werden verwendet, um neben den einzelnen Datensätzen für einen Fragebogen auch die zugehörigen Bilddaten zu übertragen. Weitere Optionen sind der Export von CSV- und SPSS-Daten für Statistikprogramme bzw. die Speicherung in einer Datenbank zur automatisierten Weiterverarbeitung in angebundenen IT-Systemen.
TeleForm als zentrale Instanz für die Fachbereiche
TeleForm passt aus Sicht der Anwendungsbetreuerin als intelligente Lösung zur Formularautomatisierung gut zu den Anforderungen des Universitätsklinikums Dresden. Es werden Windows-Rechner eingesetzt und die Erfassungssoftware bietet Schnittstellen für Multifunktionsscanner und Dokumentenscanner. TeleForm ist als zentrale Instanz eingerichtet und kann als Mehrplatzsystem in den Fachbereichen nach Bedarf für einzelne Projekte eingesetzt werden. Die verteilte Nutzung der Client-Software wird flexibel über einen Lizenzpool ermöglicht.
Als hilfreich wird das Supportangebot des TeleForm-Distributors Electric Paper Informationssysteme bewertet. Die Administratoren des Universitätsklinikums hatten eine Schulung zur Formular- und Dokumentenverarbeitung mit TeleForm genutzt und anschließend die wichtigsten internen Nutzer:innen geschult. Die Administratoren übernehmen den Anwendersupport am Universitätsklinikum und leiten Fehlermeldungen an Electric Paper Informationssysteme weiter, falls diese nicht durch sie selbst behoben werden können. Der Support von Electric Paper Informationssysteme umfasst außerdem Leistungen wie die Unterstützung bei der Installation, bei der Einrichtung des Systems, beim Design der Formulare oder generell bei Anwenderfragen. Fragen und Probleme können über verschiedene Kanäle, wie E-Mail, Telefon, Webformular oder Support-Portal gemeldet werden. Die Lösung per Fernsupport durch Spezialisten von Electric Paper wird vom Universitätsklinikum als gute Unterstützung bewertet.
„Wir nutzen das Support-Portal, um Problemlösungen zu recherchieren und uns Anregungen und Ratschläge für die Formulargestaltung zu holen. Ein gutes Angebot sind auch die Online-Webinare zu TeleForm, um eine Vorstellung von den Einsatzmöglichkeiten neuer Funktionen zu bekommen“, bestätigt Daniela Barnett.
Fazit: TeleForm unterstützt die Nutzer:innen optimal bei der Datenerhebung
„Für das Universitätsklinikum Dresden steht insbesondere bei Massenbefragungen eine angemessene Unterstützung der Auswerter bei der Datenerhebung im Fokus. Durch eine automatisierte Datenextraktion und anschließende zielgerichtete Nachkontrolle wird nicht nur der Erfassungsaufwand minimiert. Wir vermeiden Übertragungsfehler und stellen sicher, dass die Qualität der Erfassung auch bei wechselndem Personal konstant hoch bleibt. Dank TeleForm konnten wir eine hohe Qualität der Erfassung von Patientendaten erreichen“, fasst Daniela Barnett ihre Bewertung zusammen.
Die Anwendungsbetreuerin berichtet, dass künftig auch elektronische Formulare genutzt werden sollen. Im Softwarepaket ist die TeleForm Erweiterung eForm Suite bereits enthalten: „Wir haben uns mit der eForm Suite beschäftigt und planen, diese z.B. im innerklinischen Bereich intensiver zu nutzen.“
Über: Zentrum für Medizinische Informatik und Datenintegrationszentrum
Das Datenintegrationszentrum (DIZ) am Universitätsklinikum Dresden ist Teil des Zentrums für Medizinische Informatik der Hochschulmedizin Dresden. Als Einrichtung des Universitätsklinikums ist das DIZ dabei eng mit der klinischen IT verbunden, wodurch eine enge Anbindung an die Systeme der Krankenversorgung gewährleistet ist.
