Das Institut für Klinische Epidemiologie und Biometrie (IKE-B) an der Universität Würzburg hat die Beleglesesoftware TeleForm bereits seit vielen Jahren im Einsatz. Das System unterstützt die Datenmanager:innen im Rahmen von umfangreichen Studien bei der Erstellung von Fragebögen und bei der Datenerfassung. Zu den größten Vorteilen der Lösung zählen für das Institut die schnelle Datenverarbeitung und die hohe Datenqualität.
Das Institut für Klinische Epidemiologie und Biometrie an der Universität Würzburg wurde im Oktober 2011 gegründet. Die klinische Epidemiologie, die Fragestellungen aus der Patientenversorgung behandelt, bildet den wissenschaftlichen Schwerpunkt des Instituts. In diesem Bereich führt das IKE-B unter anderem Studien zu Krankheitsursachen und Risikofaktoren sowie Therapie und Prävention durch. Hierbei sollen im Rahmen der methodischen Forschung klinisch relevante, patientenorientierte Fragestellungen mithilfe von geeigneten Studiendesigns beantwortet werden.
TeleForm von Beginn an im Einsatz
Bereits im November 2011 schaffte das IKE-B für seine Studien eine einzelne Desktop-Lizenz der Capturing-Plattform TeleForm an. Die Basisversion ermöglicht die Erzeugung und automatisierte Massenerfassung von papierbasierten Formularen und Fragebögen, sodass keine manuelle Datenverarbeitung nötig ist.
Von der Lösung versprach sich das Institut im Rahmen seiner Studien eine qualitativ hochwertige und effiziente Datenerhebung. Das System sollte die Studiendaten aus den Fragebögen möglichst schnell und fehlerfrei in die angebundenen Datenbanken übertragen und für die statistische Auswertung zugänglich machen können. Zudem sollte das System die Durchführbarkeit von Studien mit einer großen Teilnehmerzahl und einer hohen Anzahl von Fragebögen sicherstellen.
„An unserer bisher größten Studie nahmen über mehrere Jahre hinweg 5.000 Proband:innen teil. Bei anderen Studien beläuft sich die Teilnehmendenzahl meist auf etwa 200 bis 600 Proband:innen. Ohne ein System wie TeleForm wäre die Datenerhebung somit gar nicht realisierbar“,
Erweiterung von Lizenzen und Funktionen
Als die Einzelplatzlizenz für die gestiegenen Anforderungen des IKE-B nicht mehr ausreichte, entschied sich das Institut 2022 für den Erwerb einer TeleForm Workgroup-Lizenz. Die Lizenz erlaubt die Installation der Software auf mehreren Rechnern, so dass die einzelnen Module (Designer, Scanstation, Verifier) arbeitsteilig von verschiedenen Mitarbeitenden genutzt werden können.
Zudem stockte das IKE-B den Funktionsumfang der Lösung mit dem zusätzlichen TeleForm-Modul eForm Suite auf. Waren bisher lediglich die Erzeugung und Verarbeitung von papierbasierten Belegen möglich, konnte das Institut mithilfe der eForm Suite ab sofort auch ausfüllbare PDF- und HTML-Fragebögen erstellen und erfassen. Dadurch spart das IKE-B mittlerweile viel Papier, Kosten und Zeitaufwand ein.
„Da wir Daten aus Fragebögen und Krankenakten direkt am PC in das PDF-Dokument eingeben und an die Datenbank übertragen können, entfällt die Mehrarbeit für das Einscannen. Außerdem sparen wir uns bei Studien, die von mehreren Zentren durchgeführt werden, den Fragebogenversand per Post“,
Belegerzeugung per TeleForm Designer
Damit das TeleForm-System die Daten richtig auslesen kann, erzeugen die Datenmanager:innen des Instituts zunächst im TeleForm Designer beleglesegerechte Fragebögen, die alle nötigen Studienanforderungen berücksichtigen. Die Fragebögen enthalten hauptsächlich Ankreuzfelder, welche die Software besonders zuverlässig ausliest. Doch auch frei ausfüllbare Kommentar- oder Bemerkungsfelder sind Bestandteil der Bögen. Hierzu zählen zum Beispiel Angaben zu Medikamenten oder Blutdruckwerten.
Um Falscheingaben in Textfeldern abzufangen, hinterlegen die Datenmanager:innen bei der Dokumentenerzeugung Variablen für Grenzwerte oder Datumsangaben. So kann das Sichtprüfungs- und Korrekturmodul TeleForm Verifier bereits bei der Datenübertragung auf eventuelle Unstimmigkeiten hinweisen.
„Trägt ein Proband etwa zu hohe Blutdruckwerte ein, erkennt das System den Fehler und gibt eine entsprechende Meldung aus. Dadurch reduziert sich der Aufwand bei der späteren Datenüberprüfung“,
Das Institut nutzt den TeleForm Designer jedoch nicht nur für die Neuerstellung von Fragebögen. Mit dem Tool ist es auch möglich, bestehende standardisierte Formulare für den Scanner lesbar zu machen. Laborwerte aus Blut- oder Echountersuchungen können somit ebenfalls automatisiert erfasst werden und unkompliziert in die Studie einfließen.
Einfache Archivierung und Datenexporte
Nach der Befragung scannen in der Regel studentische Hilfskräfte die Papierbelege zunächst ein. Bei größeren Projekten kommt hierbei ein Hochleistungs-Dokumentenscanner zum Einsatz, der beidseitig lesen kann und einen schnellen Durchsatz bietet.
Sind die Scan-, Lese- und Prüfvorgänge beendet, speichert das System automatisch digitale Kopien der eingescannten Fragebögen für die Archivierung. Dadurch ist das Institut in der Lage, seinen Aufbewahrungspflichten unkompliziert nachzukommen und gleichzeitig den Platzbedarf für die physische Lagerung der Studienordner zu reduzieren.
Im Vorfeld eingerichtete Datenexporte sorgen dafür, dass das System die Studiendaten automatisch in Access- oder SQL-Datenbanken überträgt. Dort stehen sie wiederum für die statistische Analyse zur Verfügung.
Hilfreicher Anbieter-Support
In all den Jahren, in denen das IKE-B die TeleForm-Software im Einsatz hatte, erfüllten die Software und der Lüneburger Anbieter Electric Paper stets die Ansprüche des Instituts. Um einen reibungslosen Start zu gewährleisten, fanden bei der Anschaffung zunächst Schulungen beim Anbieter vor Ort statt, in denen die Mitarbeitenden die Funktionalität des Systems kennenlernten.
Auch später konnte sich das Institut auf die Unterstützung von Electric Paper jederzeit verlassen. Ob bei der Installation der erweiterten Workgroup-Lizenz oder bei der Einführung neuer Funktionen: Mit dem Support zeigt sich das Institut bis heute sehr zufrieden.
„Wenn wir Fragen oder Probleme haben, hilft uns häufig schon das Support-Portal von Electric Paper weiter. Darin sind auch Webinare zu finden, die beim Erlernen neuer Funktionen äußerst hilfreich sind. Die Software läuft stabil und ohne Ausfälle, sodass wir uns im Arbeitsalltag darauf verlassen können“,
Fazit: Schnelle, zuverlässige Datenerfassung
TeleForm bietet dem Institut für Klinische Epidemiologie und Biometrie mehrere Vorteile. Vor allem die schnelle Übertragung von umfangreichen Informationsmengen aus Papierfragebögen nimmt für das Institut einen hohen Stellenwert ein. Da die Datenaufbereitung elektronisch erfolgt, lassen sich Fehler bei der Datenerhebung weitestgehend vermeiden und Personalaufwände reduzieren. Mit Validierungen und Plausibilitätsprüfungen belegte Eingabefelder sorgen für eine hohe Datenqualität und damit für einen geringen Nachbearbeitungsaufwand.
Nicht zuletzt macht TeleForm die Erfassung von umfangreichen Studien überhaupt erst möglich. Denn die rein händische Erfassung tausender Fragebögen wäre ohne elektronische Unterstützung mit einem so hohen personellen Aufwand verbunden, dass dies für das Institut kaum umsetzbar
