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Revisionssichere digitale Archivierung von Dokumenten mit M-Files
Netzwerkordner sind ein veraltetes System und machen die Organisation und Verwaltung von Dokumenten schwierig. Abhilfe schafft ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS. M-Files geht dabei anders vor als andere DMS. Metadaten und Workflowfunktionalitäten bringen Ordnung in das Chaos. Informationssilos werden abgeschafft und durch die intelligente Verknüpfung von Dateien und Unternehmensinformationen entsteht ein 360 Grad-Blick.
Revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem
M-Files erfüllt seit 2017 alle der vom Verband Voice of Information (VOI) entwickelten Prüfkriterien für Dokumentenmanagement und Dokumenten-Prozesslösungen (PK-DML) im vollen Umfang. Somit ist M-Files als Dokumentenmanagementsystem nach allen Normen der GoBD für eine revisions- und rechtssichere elektronische Archivierung qualifiziert. Die VOI Service GmbH verleiht in Zusammenarbeit mit dem TüViT (TüV Nord) dieses Zertifikat.
Mit einer effizienten DMS-Software haben alle Mitarbeiter von überall Zugriff auf die aktuell gültige Datei. So sieht man auf einen Blick die aktuellste Version und wer welche Änderungen vorgenommen hat. Eine gute DMS-Software bietet daneben auch eine Volltextsuche und die Möglichkeit, Dateien zu verschlagworten, damit sie besser gefunden werden können. Für uns bietet das DMS des finnischen Anbieters M-Files all das und noch mehr.
- Ende der Suche nach dem "WO?"
- Ende der Informationssilos
- Eine Benutzeroberfläche - alle Informationen
- Potenzial von Informationen voll nutzen
- Vereinfachung der IT-Struktur
„M-Files ist aufgrund der vielen Schnittstellen und der intuitiven Benutzeroberfläche so vielseitig einsetzbar, dass es die zentrale Plattform für Informationen, Dokumente und Geschäftsprozesse werden kann. Das hervorragende Standardverhalten ermöglicht eine schnelle Bereitstellung und direkte Erhöhung der Produktivität. Die umfangreichen Konfigurationsmöglichkeiten erlauben es uns, das System mit unseren Anforderungen wachsen zu lassen und so unsere Prozesse iterativ im Sinne eines agilen Ansatzes zu digitalisieren und effizienter zu gestalten.“
Robert Löffler-Reetz (CIP), Betriebsarchitektur, EUROIMMUN AG
Der Faktor „Mensch“ entscheidet darüber, ob die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems erfolgreich ist oder nicht. – Ein einfach verständliches und bedienerfreundliches User-Interface trägt dazu bei, dass jeder mitmacht, weil es jeder kann.
Jedes digitale Dokument liegt im Unternehmen durchschnittlich bis zu 19x in persönlichen Desktops und E-Mail-Systemen vor & ist der Allgemeinheit entzogen. Unübersichtliche Netzwerklaufwerke sind ein weiteres Problem. Der ordnerlose Ansatz von M-Files ermöglicht es Dateien nach einem beliebigen Kriterium zu suchen: Nach Kunde/ Projekttyp/ Datum etc.
M-Files basiert auf der Idee, genau zu beschreiben, was eine Information ausmacht. Bei der Speicherung eines neuen Dokuments in M-Files beschreiben die Benutzer die Datei mit Metadaten-Tags. M-Files indexiert und verwaltet das Dokument automatisch und stellt sicher, dass es in allen relevanten Ansichten und Suchergebnislisten angezeigt wird.