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Nie wieder Dateien suchen - Machen Sie Schluss mit dem Informationschaos!
Intelligente Dokumentenverwaltung spart Zeit
Die Lösung für das Datenchaos im Unternehmen ist intelligentes Dokumentenmanagement in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS). Denn Netzwerkordner sind bereits ein veraltetes System und machen Organisation und Verwaltung von Dokumenten schwierig. Ebenso wie Aktenordner und - schränke im Büro sollten sie ersetzt werden.
Mit einer effizienten DMS-Software haben alle Mitarbeiter von überall Zugriff auf die aktuell gültige Datei. So sieht man auf einen Blick die aktuellste Version und wer welche Änderungen vorgenommen hat. Eine gute DMS-Software bietet daneben auch eine Volltextsuche und die Möglichkeit, Dateien zu verschlagworten, damit sie besser gefunden werden können. Für uns bietet das DMS des finnischen Anbieters M-Files all das und noch mehr.
- Ende der Suche nach dem "WO?"
- Ende der Informationssilos
- Eine Benutzeroberfläche - alle Informationen
- Potenzial von Informationen voll nutzen
- Vereinfachung der IT-Struktur
„M-Files ist aufgrund der vielen Schnittstellen und der intuitiven Benutzeroberfläche so vielseitig einsetzbar, dass es die zentrale Plattform für Informationen, Dokumente und Geschäftsprozesse werden kann. Das hervorragende Standardverhalten ermöglicht eine schnelle Bereitstellung und direkte Erhöhung der Produktivität. Die umfangreichen Konfigurationsmöglichkeiten erlauben es uns, das System mit unseren Anforderungen wachsen zu lassen und so unsere Prozesse iterativ im Sinne eines agilen Ansatzes zu digitalisieren und effizienter zu gestalten.“
Robert Löffler-Reetz (CIP), Betriebsarchitektur, EUROIMMUN AG
Der Faktor „Mensch“ entscheidet darüber, ob die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems erfolgreich ist oder nicht. – Ein einfach verständliches und bedienerfreundliches User-Interface trägt dazu bei, dass jeder mitmacht, weil es jeder kann.
Jedes digitale Dokument liegt im Unternehmen durchschnittlich bis zu 19x in persönlichen Desktops und E-Mail-Systemen vor & ist der Allgemeinheit entzogen. Unübersichtliche Netzwerklaufwerke sind ein weiteres Problem. Der ordnerlose Ansatz von M-Files ermöglicht es Dateien nach einem beliebigen Kriterium zu suchen: Nach Kunde/ Projekttyp/ Datum etc.
M-Files basiert auf der Idee genau zu beschreiben, was eine Information ausmacht. Bei der Speicherung eines neuen Dokuments in M-Files beschreiben die Benutzer die Datei mit Metadaten-Tags. M-Files indexiert und verwaltet das Dokument automatisch und stellt sicher, dass es in allen relevanten Ansichten und Suchergebnislisten angezeigt wird.