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Informationssilos beseitigen mit intelligentem Informationsmanagement
Was sind Informationssilos und warum sind sie ein Problem?
Jedes Unternehmen verwaltet heute eine riesige Menge an Geschäftsinformationen, die tagtäglich weiter wächst. Den Überblick zu behalten und vor allem einen Nutzen aus den Daten zu ziehen, ist eine große Herausforderung. Noch schwerer als die Menge der Informationen wiegt in der betrieblichen Praxis oft die Tatsache, dass die Daten über zahlreiche verschiedene und voneinander getrennte Systeme verstreut sind. Zu diesen Informationssilos gehören etwa Netzlaufwerke, E-Mail-Systeme, Enterprise Content Management Systeme (ECM) und Dokumentenmanagementsysteme (DMS), aber auch File-Sharing-Anwendungen sowie CRM- und ERP-Systeme.
M-Files liefert die Antwort: intelligentes Informationsmanagement erschließt Daten auch in Silos
M-Files stellt der Problematik der Informationssilos seinen Ansatz von modernem Informationsmanagement entgegen: der in M-Files enthaltene Intelligent Metadata Layer (IML) und der Network Folder-Connector erschließen Daten und Informationen, die in unterschiedlichen Systemen gehalten werden - und das ganz ohne Datenmigration! Über eine Oberfläche können Anwender auf Dateien aus verschiedenen Speicherorten zugreifen, diese bearbeiten und organisieren. Das Ende der Informationssilos!
Im Allgemeinen gilt: Je größer die Organisation, desto mehr Informationen müssen verwaltet werden und desto mehr Systeme werden unternehmensweit zum Speichern und Verwalten dieser Informationen eingesetzt. Neben der aufwändigen und zeitraubenden Suche wird vor allem die Erstellung von Kopien zum Problem. Eine Datei wird in mehreren Versionen und unterschiedlichen Systemen gespeichert und keiner hat mehr den Überblick.
Das Problem mit Informationssilos: Keiner weiß, wo er etwas suchen soll und dutzende Kopien & Versionen einer einzigen Datei machen das Chaos komplett!
Der Intelligent Metadata Layer in M-Files
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Mehr Informationen, wie M-Files mit intelligentem Informationsmanagement Daten in verschiedenen Speichersystemen einheitlich erschließt und damit Informationssilos beseitigt, bekommen Sie in unserem eBook.
„M-Files ist aufgrund der vielen Schnittstellen und der intuitiven Benutzeroberfläche so vielseitig einsetzbar, dass es die zentrale Plattform für Informationen, Dokumente und Geschäftsprozesse werden kann. Das hervorragende Standardverhalten ermöglicht eine schnelle Bereitstellung und direkte Erhöhung der Produktivität. Die umfangreichen Konfigurationsmöglichkeiten erlauben es uns, das System mit unseren Anforderungen wachsen zu lassen und so unsere Prozesse iterativ im Sinne eines agilen Ansatzes zu digitalisieren und effizienter zu gestalten.“
Robert Löffler-Reetz (CIP), Betriebsarchitektur, EUROIMMUN AG
Der Faktor „Mensch“ entscheidet darüber, ob die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems erfolgreich ist oder nicht. – Ein einfach verständliches und bedienerfreundliches User-Interface trägt dazu bei, dass jeder mitmacht, weil es jeder kann.
Jedes digitale Dokument liegt im Unternehmen durchschnittlich bis zu 19x in persönlichen Desktops und E-Mail-Systemen vor & ist der Allgemeinheit entzogen. Unübersichtliche Netzwerklaufwerke sind ein weiteres Problem. Der ordnerlose Ansatz von M-Files ermöglicht es Dateien nach einem beliebigen Kriterium zu suchen: Nach Kunde/ Projekttyp/ Datum etc.
M-Files basiert auf der Idee, genau zu beschreiben, was eine Information ausmacht. Bei der Speicherung eines neuen Dokuments in M-Files beschreiben die Benutzer die Datei mit Metadaten-Tags. M-Files indexiert und verwaltet das Dokument automatisch und stellt sicher, dass es in allen relevanten Ansichten und Suchergebnislisten angezeigt wird.